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バーチャルオフィスを個人事業主が利用するメリットとは
バーチャルオフィスとはオフィスの住所のみをレンタルできるサービスです。レンタルオフィスやシェアオフィスに比べコスパよく信頼度の高いオフィス住所を利用でき、セキュリティ面やブランディング戦略の観点からもメリットが多いと多方面から注目を集めています。
そんなバーチャルオフィスは、個人事業主も利用することができます。サイドビジネスをはじめたい方や開業・独立を考えている方にとっても、非常にメリットが多い選択肢です。
しかし自宅開業に比べると情報が少なく「開業届に書く納税地住所はどうすればよいのか」「バーチャルオフィス利用料は経費にできるのか」など、気になることも多いでしょう。
この記事では、個人事業主がバーチャルオフィスを利用するメリットと利用時の注意点についてくわしく解説いたします。開業届の書き方や納税地の書き方でお困りの方は、ぜひ参考にしてください。
目次
個人事業主がバーチャルオフィスを利用するメリット
個人事業主やフリーランスとして活躍する人材は、近年増加傾向にあると言われています。副業が解禁されたことやリモートワークの浸透で場所を選ばずに誰もが仕事をしやすくなった影響も大きいでしょう。
これまでよりも、個人で仕事をする環境が整いつつあるとはいえ、まだまだ情報は少なく、多くの疑問を抱えている方もいらっしゃるかもしれません。「個人事業主は自宅とオフィスを分けるべきなのか」「自宅開業するリスクについて」など、住所に関する問題はプライバシーにも関わってくる重要な問題です。さらに、ビジネス上の住所選びの方法は制約もあるため、慎重に選ぶ必要があります。
まずは個人事業主がバーチャルオフィスを利用する5つのメリットについて、わかりやすく解説いたします。
事業とプライベートを明確に分けられる
自宅開業すると、事業用の郵便物とプライベートの郵便物、どちらも自宅住所に届けられることになります。開業したての頃は、事業用の郵便物も少なく、むしろ全ての郵便物が自宅に届く方が便利かもしれません。
しかし、事業を拡大していくにつれ、営業DMなどの不要な郵便物も増えてきます。そのうえ、取引先との契約書や税務署からの知らせなど、必ず開封しないといけない郵便物も同時に増えてくるため、郵便物の全体量が増えることが予測できるでしょう。そうなると、不要な郵便物に紛れて重要な書類や郵便物を捨ててしまう可能性がでてきまうのです。
さらに、ご家族とお住まいの家で事業を始められる場合、自宅住所に郵便物が届くと、ご家族の方が間違えて開けてしまったり捨ててしまうリスクも。
バーチャルオフィスを利用すれば、事業とプライベートをしっかりと分けることができます。事業用の郵便物はすべてバーチャルオフィス宛にすることで、うっかりミスを防ぐことができるでしょう。
プライバシーを守れる
オンラインショップやEC事業などの通販事業を始める際には、特定商取引法に基づき運営者の住所を必ず開示しないといけません。通販事業は返品やクレームのリスクが常に起こりうるビジネスです。不当な返品や嫌がらせ、クレームなど悪質な顧客にあたってしまった場合は、予期せぬトラブルが発生する可能性もあるでしょう。
通販事業者に限らず、個人事業主やフリーランスも同様です。取引先の人からストーキングされたり盗撮被害にあったりと犯罪行為に巻き込まれるリスクも考えられます。
多くの場合、悪質な顧客や取引先の人は、手に入れた住所や連絡先をもとにコンタクトをとってきます。自宅住所が公開されていると、自宅まで押しかけられたりグーグルのストリートビュー写真をネットに晒されたりすることも。非常識極まりない行為ですが、どれも日本国内で実際に起きているトラブルです。
バーチャルオフィスを利用すれば、自宅住所は公表しなくても問題ありません。犯罪行為に巻き込まれないためにも、自衛しておくと安心です。
安価で一等地にオフィスをかまえられる
ここまでご紹介したバーチャルオフィスを利用する際のメリットは、現時点で既にオフィスとして利用できる物件を所有している方など、自宅とは別にオフィスを構える場合は問題にならないポイントです。
しかし、上記理由だけでレンタルオフィスを借りるのは費用面で難しい問題もあるでしょう。特に開業時はなるべく経費を抑え、スピーディーに収益を得たいものです。レンタルオフィスやシェアオフィスは、月々の利用料が高くなりがちです。
バーチャルオフィスなら、月々の費用は3,000円前後で都内の一等地にあるオフィスビル住所を利用することができます。レンタルオフィスやシェアオフィスよりも圧倒的に安く、光熱費やオフィス什器の維持費用もかかりません。
法人化しやすい
ゆくゆくは法人化を考えているという方も多いかもしれません。一般的に事業所得が年間800万円を超えると法人化した方が節税できお得だと言われています。
自宅住所で法人化することも可能ですが、法人化する際にはプライベートと事業との分離が非常に重要になってきます。融資を受けたい場合は、本店所在地が自宅住所だと審査が厳しくなることもあるようです。
開業時からバーチャルオフィスを利用することで、住所変更をせずスムーズに法人化することができます。
納税地とすることができる
個人事業主の方は、バーチャルオフィス住所を納税地として選択することが可能です。後ほど詳しく解説いたしますが、バーチャルオフィスを利用しつつ、納税地は自宅住所にすることもできます。
賃貸住宅にお住まいの方は、賃貸契約書を確認せずに納税地を自宅住所に設定すると、大家さんに迷惑がかかったり、契約違反になる可能性があります。ご自身で所有している物件の場合でも、マンションなどの共用住宅の場合は、管理組合により事業利用がNGと定められいるケースもあるためご注意ください。
納税地の書き方・選び方については、このあと詳しく解説いたします。
個人事業主がバーチャルオフィスを利用する際の注意点
個人事業主がバーチャルオフィスを利用する際には、どのようなことに注意したら良いのでしょうか？デメリットは無いのかと、心配な方もいらっしゃるでしょう。
ここでは、個人事業主がバーチャルオフィスを利用する際に注意すべきポイントを3つ紹介いたします。
バーチャルオフィスを利用に際しての注意点
申込利用の審査が重要な理由
バーチャルオフィスの利用申込みに関して審査をしていない、また審査が簡易的でありますと、特殊詐欺などの犯罪に使われた住所同一となり、後々にご自身のビジネスにも影響する可能性もございますので注意が必要です。特に格安なバーチャルオフィスですとその傾向が顕著です。
犯罪に利用された住所と同一にならないためにも
バーチャルオフィスの利用の申込みにあたって、厳格な審査や実績があるバーチャルオフィスであれば、各種業界や銀行からの信用度も高く、公的手続きや法人銀行口座開設も比較的スムーズに行うことができるでしょう。利用審査が甘いバーチャルオフィスですと、特殊詐欺などの犯罪で住所が利用されて銀行口座開設などできない場合があります。
利用の申込みにあたって、簡易的な審査で、即日にご利用ができ、格安なバーチャルオフィスもありますが、『犯罪に利用された住所、されやすい』マイナス点があります。
郵便・宅配便がすぐに届かない
バーチャルオフィス住所をビジネス用の住所とした場合、ビジネス関連の書類や荷物は全てバーチャルオフィス住所に届くことになります。ほとんどのバーチャルオフィスで、郵便物や荷物の転送サービスを行なっていますが、この際にタイムラグが生まれることに注意が必要です。
ベーシックなプランだと、一般的に週末転送や月に一度の転送になります。急ぎで確認しないといけない書類などは、即日転送サービスを依頼することで、当日中に転送してもらうこともできますが、自宅で受け取るのと比べると最短でも1日〜2日程度の差が生まれてしまいます。
急ぎで確認したい書類や荷物は自分で受け取りできる住所に送ってもらうなどの工夫が必要です。
業種によっては開業できない
バーチャルオフィスは、住所のみを利用することができるサービスですので、実際にオフィス空間を借りることはできません。開業時に行政による認可が必要な業種・職業の場合は、バーチャルオフィス住所で開業するのは難しい場合があります。
たとえば、人材紹介業や探偵業は、開業時に事務所要件をクリアしなくてはなりません。独立開業時など、開業予定の職種はバーチャルオフィスでも開業できるのか、前もって確認しておくと安心です。
納税地の書き方に注意
国税庁によると、個人事業主の納税地は住民票のある住所が原則と定められています。しかし、住民票と居住地（現在住んでいる場所）が異なる場合は、居住地住所で構わないとされています。同様に、バーチャルオフィス住所は事業所住所となるため、事業を行う場所の住所として納税地にすることが可能です。
ただし、納税地としてバーチャルオフィス住所を指定する際には、納税地以外の事業所として自宅住所を記すのを忘れないようにしましょう。
自宅住所で仕事を行なっている場合、自宅の光熱費やインターネット利用料を家事按分で経費にすることができますが、バーチャルオフィス住所のみを届け出てしまうと、対象外とみなされる可能性もあります。十分にご注意ください。
個人事業主がバーチャルオフィスで開業する際の流れ
個人事業主がバーチャルオフィスを利用して開業する際には、どのような流れになるのでしょうか？
一般的には、開業届を提出し、必要に応じて青色申告承認申請書を提出すると個人事業主として認められます。開業届は出さなくても罰則はありませんが、提出しないと青色申告を行えませんのでご注意ください。
バーチャルオフィスを利用して開業したい場合は、まずバーチャルオフィスに利用申し込み申請をし、入会審査を受け、入会後に利用できる住所が割り振られたら開業届を提出しましょう。利用申し込み時に事業内容を伝える必要があるため、あらかじめ事業内容を練って、わかりやすく伝えられるような文章を作成しておくと安心です。
開業届の書き方
開業届とは、下記の書類です。開業後1ヶ月以内に提出するのが望ましいとされています。
開業届には納税地と上記以外の住所・事業所等という欄があります。バーチャルオフィス住所で納税したい場合は納税地にバーチャルオフィス住所を、それ以外の場合は基本的には現住所を記載します。開業届の控えや税金関係の書類など、税務署から送られてくる書類は納税地に記した住所に送られてきます。
「上記以外の住所等欄」とは、実際に事業を行なっている場所の住所を書くための欄です。バーチャルオフィス利用者は、「納税地」と「上記以外の住所等欄」両方に住所を記載する事で、バーチャルオフィス費用と自宅の光熱費などを経費として計上できるようになります。
下記リンク（国税庁のHP）から開業届をダウンロードできます。
バーチャルオフィスを経費にする際の勘定項目は？
バーチャルオフィス利用料は個人事業主でも経費とすることができます。
青色申告をする際には、複数簿記をつけることが義務付けられています。バーチャルオフィス利用時に迷いやすいのが勘定科目ですが、バーチャルオフィス料金は「支払い手数料」で仕分けるのが一般的です。「賃貸料」ではないのでご注意ください。
郵便転送や貸し会議室などの付帯サービスを利用した際は、それぞれ「通信費」「会議費」などの勘定科目を使用します。
個人事業主がバーチャルオフィスを利用するならユナイテッドオフィスがオススメ！
個人事業主でバーチャルオフィスを検討している方には、ユナイテッドオフィスがおすすめです！
ユナイテッドオフィスは実績20年以上の老舗バーチャルオフィスサービスです。ネットビジネスをはじめたいという方やサラリーマンとして働きながら副業を始めたい方など、どんな個人事業主でも問題ありません。
ユナイテッドオフィスは、実績20年の老舗バーチャルオフィスサービスです。創業・事業支援や起業サポートを行なっている株式会社ユナイテッドコンサルティングファームが運営しているので、信頼性は業界で随一です。慶応三田会などの大学同窓会組織、ロータリークラブやライオンズクラブなどのグループも多数利用しています。ユナイテッドオフィスの評判
東京青山から銀座、渋谷に虎ノ門と、法人登記可能なオフィスを14箇所に構えているため、ブランディング戦略に合わせて最適な住所をお選びいただけます。また、ユナイテッドオフィスの全会議室が利用できるため、セミナー開催などのイベントも問題ありません。
ユナイテッドオフィスなら特商法対策にも
ユナイテッドオフィスは特商法対策にもお使いいただけます。アマゾンや楽天、BASEなどのネットショップに出店する際にユナイテッドオフィスの住所を利用すれば、プライバシーを守ることができ、安心してビジネスに集中できるでしょう。
さらに、住所はファッショナブルな街として日本全国から知られる「青山」や「渋谷」、高級感のあるビジネス街「虎ノ門」などから選べるので、ブランディングにも最適です。
バーチャルオフィスの中には、運営実績が少ない会社も多くありますが、ユナイテッド・オフィスなら各種業界からも信頼されているため、法人銀行口座も設立しやすくなります。
会議室があるバーチャルオフィスがおすすめな理由
実際に事務所を構えずに、住所や電話番号などを使用できるバーチャルオフィスは、特にスタートアップ企業や個人事業主にとって非常に便利なものです。しかし、自宅や郊外の事務所で業務を行っている場合であっても、実際にクライアントと対面で商談の場の会議室の利用が必要になることもあるでしょう。
単なる住所貸しのみのバーチャルオフィスでは私書箱と同じ。
やはり利用している住所所在地にリアルで利用できる人が集える会議室やワーキングスペースがある、会議室があるバーチャルオフィスはおすすめです。
まとめ
フリーランスや個人事業主でも自宅で開業せず、初めからバーチャルオフィスを利用することで、無駄な費用が発生しにくくなります。自宅住所を知らせる必要がなくなるため、プライバシーも守られます。
これから開業を考えている方や個人事業主の方は、この機会にバーチャルオフィスのユナイテッドオフィスを利用してみませんか？
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