独立起業のすすめ

バーチャルオフィスで失敗しない!法人登記の方法や流れ・注意点

2021.08.31

自宅を作業場とするフリーランスの方や、起業・独立を考えている方におすすめしたいのが、バーチャルオフィスです。

物理的な専用スペースを持たないバーチャルオフィスは、現代の柔軟な働き方に適しています。

しかし、実体がないオフィスの住所を用いて法人登記ができるのか、心配な方も多いでしょう。

そこで今回は、バーチャルオフィスを用いた法人登記の有効性や注意点を紹介します。

バーチャルオフィスの利用や法人登記について知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

法人登記時にバーチャルオフィスは有効?

まずは、バーチャルオフィスから付与される住所を用いた法人登記の有効性を確認しましょう。

基本的に問題なし

法人登記とは、会社を設立した際、安心・安全な業務・取引の遂行を果たすため、会社の情報を届け出て公開する制度です。

会社を立ち上げる際には、必ず行わなければならない手続きとなります。

法人登記の手続き時には、本店の所在地を届け出て、会社の存在を証明しなくてはなりません。

本店の住所は、会社を設立する時に作成する「定款」にも掲載の義務がある項目です。

物理的なスペースが無いバーチャルオフィスは、「法人登記できない」というイメージを持たれる傾向にあります。

しかし、商業登記法によれば、会社の本店所在地に関わる要件・制限はありません。

つまり、自宅や賃貸マンション、倉庫などからレンタルオフィス、そしてバーチャルオフィスの住所を用いても法人登記は有効なのです。

法人登記が難しい例外

ただし、バーチャルオフィスが所在する住所を用いた法人登記が難しい例外もあります。

職業紹介業や人材派遣業、建築・不動産業、弁護士・司法書士などは、個別の専用スペースがある事務所の設置が許認可の要件であり、実体を伴わないバーチャルオフィスの使用が厳しいのが現状です。

バーチャルオフィスを用いて登記するメリット

では、法人登記の手続き時にバーチャルオフィスを用いるメリットを見ていきましょう。

希望の住所を選びやすい

バーチャルオフィスは全国的に普及しており、様々な選択肢があります。

賃貸オフィスやレンタルオフィスなどのように限られたスペースを探し、大きな資金を用意する必要がありません。

人気のビジネスエリアの住所でも、簡単に取得できるのが強みの一つです。

希望の最寄駅や地域があれば、その周辺でバーチャルオフィスを見つけられるでしょう。

また、登記された住所はHPや名刺にも掲載され、ユーザーやクライアントの目につくことになります。

一等地の住所を取得して、企業・サービスの集客やブランディングを図るケースも見受けられるでしょう。

プライバシーを保護できる

個人や少人数で起業・独立した際などは、特定の作業スペースを持たず、自宅住所を法人登記の住所として使うケースも多いでしょう。

しかし、賃貸物件などではオーナーが法人登記を許可していない場合もあります。

また、自宅の住所はプライバシーに関わる重要な情報です。

そこで、バーチャルオフィスから付与される住所を用いて法人登記すれば、自宅住所を公開することなく、余分なコストをかけて不要な作業場を抱えることもありません。

特に女性の一人暮らしや、家族と同居している場合は、プライバシーの保護ができて安心でしょう。

コストが削減できる

バーチャルオフィスは、賃貸オフィスやレンタルオフィスなどに比べて、初期費用が抑えやすいのもポイントです。

入会時には敷金・礼金などがかかりません。

郵便転送や電話代行・レンタルスペースの貸出などオプションサービスの有無により前後しますが、毎月の使用料も数千円〜1万円程度が目安です。

賃貸オフィスで月に数万〜数十万円かかるようなエリアでも、バーチャルオフィスなら少ない出費で住所を手に入れられます。

開業したばかりの法人にとっては、大幅なコストカットが期待できるでしょう。

手間がかからない

バーチャルオフィスは、他の形態のオフィスに比べ諸々の流れがスピーディです。

賃貸オフィスやレンタルオフィスでは複数の物件を見学し、比較検討します。

審査や手続き、引っ越し期間を含めると、利用開始までに1~2ヶ月かかるのが一般的でしょう。

他方でバーチャルオフィスでは、希望の住所を選び、オプションサービスなどを設定して申し込むだけで基本的な手続きが完了します。

物件によっては即日審査や、ネットでの申し込みを受け付けている場合もあるでしょう。

オフィスへの引っ越しをする訳ではないため、住所が付与されたら即日利用可能です。

当然、法人登記の手続きもスムーズにできます。

バーチャルオフィスを用いて登記するデメリットや注意点

ここでは、バーチャルオフィスから与えられる住所を用いて登記する時の懸念事項や注意すべきポイントを見ていきましょう。

運営会社の安全性を調べる

バーチャルオフィスは、価格や立地だけで選んではいけません。

会社の安全を守るためには、運営会社が信用できるかどうかが肝心です。

運営会社の信用性や実績は、金融機関での口座開設時や融資審査時にも関わると言われています。

過去にトラブルがなかったか、倒産のリスクがないかなど、運営会社のクチコミや情報を調べましょう。

郵便物の管理を忘れない

会社宛ての郵便物や荷物は、登記されている住所に届くのが一般的でしょう。

バーチャルオフィスの住所を用いて法人登記を行う場合には、郵便物の管理を忘れてはいけません。

通常、バーチャルオフィスの住所宛てに届いた郵便物は、指定の住所に転送してくれるサービスがあります。

ただし、転送の頻度はオフィスにより月数回〜週数回と幅が広いです。

緊急の郵便物がある際の対応方法などについては、事前に確認しておきましょう。

同一商号での登記がないかを確認する

上記の通り、バーチャルオフィスの住所を用いて法人登記を行うことはできます。

ただし、同一の法人名で同一住所を用いて法人登記することはできません。

そのため、バーチャルオフィスに入会する前には、既存の同一商号の企業がないかを確かめる必要があります。

イメージを左右する可能性がある

ユーザーやクライアントが法人登記された住所を検索すれば、会社がバーチャルオフィスを使用していることが分かります。

最近では柔軟な働き方が受け入れられており、バーチャルオフィスへの理解も広まっていますが、未だに実体を伴わないバーチャルオフィスを不安に思う人もいるでしょう。

会社のイメージにも影響を与える可能性を、留意しておくことは大事です。

バーチャルオフィスを用いて登記する方法

バーチャルオフィスから付与される住所を用いて登記する流れは以下の通りです。

バーチャルオフィスを用いて登記する方法

・バーチャルオフィス探し

・オプションサービスの設定

・申し込み・審査

・契約手続き・支払い

・住所付与

・法人登記

・バーチャルオフィスへの届出

バーチャルオフィスを探して契約し、住所を得るまでの期間は即日〜数日程度です。

その後の法人登記は、印鑑や定款の作成・必要書類の準備・資本金の支払い・登記申請など、行うべきことが多くあります。

個人で行うことも可能ですが、司法書士や行政書士などの専門家に依頼するケースも多いでしょう。

会社を立ち上げるのならバーチャルオフィスで

いかがでしたでしょうか。

今回は、バーチャルオフィスにおける法人登記の有効性や利点・欠点・注意点などを紹介しました。

プライバシーを守りながらローコストで簡単に希望の住所が手に入れられるバーチャルオフィスは、会社設立の大きな味方です。

法人登記を見据えて、ぜひバーチャルオフィスを選んでみてはいかがでしょうか。

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