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バーチャルオフィスで起業するには？契約方法から注意点と法人登記の流れまで詳しく解説
会社設立時など、これから起業しようと考えている方にとって、バーチャルオフィスはコスト面・セキュリティ面などで大きなメリットがある選択肢です。リモートワークが普及してきた今では、さまざまな業種の法人・個人事業主がバーチャルオフィスを利用してビジネスを行っています。
この記事では、バーチャルオフィスを利用して起業するメリットとバーチャルオフィスの契約方法、法人登記の流れを詳しく解説いたします。
目次
バーチャルオフィスで起業するメリット
バーチャルオフィスを活用して起業すると、以下のメリットを得られるでしょう。
- スピーディーに起業できる
- コストを抑えられる
- 信頼性を高められる
まずバーチャルオフィスは、実際にオフィススペースを借りるよりも契約手続きや審査に時間がかかりません。審査のために書類を用意したり、事前にオフィスを確認しておく必要はありますが、比較的簡単な手続きで済みます。創業時の貴重な時間を節約し、スピーディーに起業できれば、チャンスを逃さずビジネスを拡大していくことができるでしょう。
また、利益を最大化させるためには、ランニングコストを減らすことが重要です。レンタルオフィスなら、月々の共益費や光熱費、事務用品費などが掛かりますが、バーチャルオフィスなら契約金とオプション料金以外、大きな出費がないため、節約にも効果的です。
そのうえで、バーチャルオフィスを利用すれば、自宅住所を取引先等に開示する必要がなくなります。都心の一等地にあるバーチャルオフィスを利用すれば、信頼性も向上し一石二鳥です。ブランディングに利用することもできるでしょう。
このように、バーチャルオフィスを活用することは、起業者にとってコスト面やセキュリティ、信頼性など多くのメリットをもたらします。ビジネスを成功させるために、有用な選択肢であり、戦略的に活用する企業も増えています。
【関連記事】バーチャルオフィスで起業！バーチャルオフィスを利用した成功事例もご紹介！
バーチャルオフィス契約注意点
契約更新料・退会金・最低契約期間の有無を確かめる
初期費用や月額料金だけにとらわれず、契約更新や退会時の条件を確かめましょう。 万が一、オフィスが気に入らなかった場合でも、最低契約期間や退会金が発生する可能性もあります。
バーチャルオフィスを選ぶ際の基準や注意点
バーチャルオフィスは、立地やサービス内容などを基準に選ぶ必要があります。以下の記事では、バーチャルオフィスを選ぶ基準や選ぶ際の注意点を紹介していますので、参考にしてみてください。
【関連記事】バーチャルオフィスはどれが良い？選ぶ際の基準や注意点を徹底解説
バーチャルオフィスの選び方
バーチャルオフィスを活用し起業する場合「どのバーチャルオフィスを選ぶか」が今後の成功を左右する決め手になります。バーチャルオフィスの住所や費用感はもちろん、運営会社を慎重に考慮することも重要です。
バーチャルオフィスを選ぶ時に重要な３つのポイントについて、解説いたします。
住所
まず、バーチャルオフィスを利用して起業する場合、バーチャルオフィスの住所が本社所在地や事務所の場所ということになります。個人事業主の場合も、見積書や納品書、契約書を交わす際に、取引先に住所を開示する必要があります。
そのため、住所選びは非常に重要です。ファッション関連なら、青山や渋谷、原宿などオシャレなイメージがある場所や最先端の街が人気ですし、コンサル業や士業の方からは虎ノ門や銀座などが人気です。自社ビジネスのビジョンを描き、イメージに合った住所を選びましょう。取引先や顧客の住所を参考にするのも良いアイディアです。
イメージ戦略やブランディングに使える住所を選ぶと良いでしょう。
イメージ戦略とは（イメージせんりゃく）とは経営学用語の一つ。イメージというのは商品の評価と結びつきやすく、このことからイメージというのは商品の購買とも深い関係を持つことになる。このため企業は、商品のイメージを築くことを目的とした行動をとることになる原理があり、このことをイメージ戦略という。イメージ戦略においては、望ましいイメージを作り出すということが重要であり、広告が有効な手段である
イメージ戦略
運営会社
近年、さまざまな業者がバーチャルオフィス事業に参入してきています。起業時はなにかと忙しいため、審査がスピーディですぐに利用できるバーチャルオフィスを利用したいと考えがちです。
しかし、今後のことを考えれば、バーチャルオフィス選びは慎重に行うべきでしょう。というのも、バーチャルオフィスを利用する際には以下の2つのリスクを考慮する必要があるからです。
まず1つ目は運営会社が経営破綻、もしくは事業撤退するリスクです。実際に、ここ数年間でも新規参入した起業が撤退したり、経営破綻した事例があります。運営会社が完全撤退してしまえば、バーチャルオフィス利用者は路頭に迷うことになってしまいます。すると、急いで移転先を探さなくてはならないうえ、登記住所の変更など煩雑な手続きに追われることになるでしょう。
2つ目は犯罪組織が同じバーチャルオフィスを利用していた可能性があるというリスクです。審査が甘くスピーディなバーチャルオフィスは、犯罪組織や新興宗教団体などがペーパーカンパニーやダミー会社を設立するために利用することがあります。
上記2つのリスクを避けるためには、実績が豊富で運営年数の長いバーチャルオフィス運営会社を選ぶと安心です。
費用
バーチャルオフィスは利用料金が発生します。利用料金は、基本料金にプラスしてオプション料金が掛かるシステムになっていることも多いため、事前にシミュレーションしておくと安心です。郵便物の転送や電話の代行など、必要なオプションを吟味して選ぶことで、コスパの良いプランを選ぶことができます。
バーチャルオフィスによっては、拠点にある会議室を格安料金で利用できるサービスも。取引先や顧客との商談やセミナー開催など、さまざまな用途に使えるため、事業形態によっては、その点も考慮して検討すると良いでしょう。
バーチャルオフィス契約までの流れ
バーチャルオフィス契約までの流れは、利用するバーチャルオフィスを決め、書類準備を準備し提出、審査後に契約締結となります。審査は即日〜3日ほどかかるため、1週間ほどの余裕を持って取り掛かりましょう。
バーチャルオフィスを契約するまでの一般的な流れを詳しくみてみましょう。
問い合わせ・申し込み
まずは、バーチャルオフィスを選びます。いくつかのバーチャルオフィスを比較検討してみるのがオススメです。
オフィスの住所やサービス内容、料金などを比較し、候補を絞り込んだら電話やメール、WEB申し込みフォームから問い合わせましょう。わからないことや気になることがあった場合は、問い合わせ時に質問すると、丁寧に教えてもらえます。
内覧・説明会の参加
多くのバーチャルオフィスで、契約前の内覧が可能です。事前に問い合わせ、内覧したい旨を伝えましょう。バーチャルオフィスの外観を自分の目で確認し、受付の雰囲気などを確認しておくと、安心して利用できます。物件選びと同じように、オフィスビル周辺を自分の目で見てみるのも良いでしょう。
内覧で納得できたら、契約に進むための書類準備を行います。
書類提出・本人確認
審査に必要な書類を揃えます。ここでは、実績18年超、厳格な審査があるユナイテッドオフィスの審査書類の内容をもとに解説していきます。
これから起業する方は『個人利用』で申し込み、入金が確認されてから法人登記をする流れになります。（すでに法人登記が済んでいる方は、法人としての申し込みとなります。）
必要書類は以下のとおりです。
- 本人確認書類
- 写真付き身分証明書。下記のいずれか一つ。
- 運転免許証（住所変更がある場合は裏面も）
- パスポート（1〜2ページ目と住所のあるページ）
- 住民基本台帳カード （住所、氏名、生年月日が記載されているもの）
- 在留カード
- 写真付き身分証明書がない場合：各種健康保険証
- 写真付き身分証明書。下記のいずれか一つ。
- （法人で申し込む場合）法人登記内容確認資料
- 3ヶ月以内に発行された履歴事項全部証明書の写しまたはデータ
- 現住所確認書類
- 代表者（個人）の現住所確認資料： 3ヶ月以内に発行された現住所が確認できる公的書類の写しかデータ。下記のいずれか一つ。
- 住民票
- 印鑑証明書
- 公共料金の明細
- その他官公庁から発行された書類
- 代表者（個人）の現住所確認資料： 3ヶ月以内に発行された現住所が確認できる公的書類の写しかデータ。下記のいずれか一つ。
代表者の方以外に担当者または利用者、実質的支配者がいる場合は、代表者と同じように身分証明書と現住所確認資料が別に必要になります。運営会社によっては、事業計画書や会社案内書類、口座情報や届印の提出が求められる場合もあります。
上記の書類を準備したら、PDFデータ化し審査フォームやメール、FAXなどで送信します。
審査
提出書類をもとに事業内容や個人情報に詐称がないか、事業実態があるかなどを運営会社が審査し、バーチャルオフィスを利用する資格があるか判断します。通常、審査は即日〜3日ほどです。
提出書類に不備がある場合も審査に通りません。有効期限などに注意し、提出前に再確認をすることで、スムーズに審査が通る可能性が高まります。
決済・契約
審査基準に適格であると判断された場合、入会金や初月利用料などを支払い、契約が締結します。支払い方法はクレジットカードや口座振替、銀行振込などが一般的です。
半年分や1年分前納することで、月額利用料金が割引になったり、一定期間利用料金が無料になるなどのお得なキャンペーンを実施しているバーチャルオフィスも多いため、コスパを考えてから支払い額を決めると良いでしょう。
利用開始
入金が完了すると、利用可能な住所や電話番号の案内が届きます。この時点で名刺を作成したりHPに住所を記載することができるようになります。法人登記の手続きはこの時点で行います。
本人確認が済めば契約成立です。全ての機能・オプションを使えるようになります。法人登記が完了したら、必ず所定の手続き方法で法人名の登録と履歴事項全部証明書の写しを送りましょう。そうすることで、法人名宛に届いた郵便等を受け取ることができるようになります。
バーチャルオフィスで起業！法人登記の流れ
バーチャルオフィスの審査に通り、入金が完了したら、法務局に法人登記申請書類を提出し、起業することができます。
バーチャルオフィスを利用して、法人登記する場合の流れは以下のとおりです。
- 利用するバーチャルオフィスを決める
- 会社の基本事項を決める
- 定款の作成
- 資本金の払い込み
- 法務局で登記申請
順に解説していきます。
利用するバーチャルオフィスを決める
まずは本店所在地を決めるために、どのバーチャルオフィスを利用するのか決めてしまいましょう。バーチャルオフィスの中には、法人登記できないものや法人登記する場合は月額料金にプラスで費用が掛かる場合もあるため、法人登記書類をする前に、利用したいバーチャルオフィスが法人登記可能かどうかをチェックし、どのバーチャルオフィスを利用するか検討をつけておきましょう。
検討をつけたら、法人登記の準備と並行して書類を揃え、バーチャルオフィスの審査準備を進めていきます。
会社の基本事項を決める
次に、会社の基本事項を決定します。以下の6つの事項は、このあと作成する定款（ていかん）に記載する必要がある重要な事項です。
- 商号（会社名）
- 事業目的
- 本店所在地
- 資本金
- 発起人の氏名または名称及び住所
- 発行可能株式総数
上記事項以外にも、会社設立日や会計年度、役員などを決める必要があります。特に会社設立日は登記申請をする日となるため、会社設立日にこだわりがある場合は、逆算して手続きを進めていくようにしましょう。
定款の作成
定款とは法人の目的や活動内容などの根本規則をまとめた「会社の憲法」と呼ばれる重要な書類です。法的文書で起業時には必ず作成する必要があります。会社法に基づき作成し、公証役場で認証を受けます。紙媒体で作成・提出すると4万円の収入印紙代がかかりますが、電子定款で認証を受ければ印紙代がかからないため節税できます。
専門性が高いことや、電子定款の作成を依頼するために、司法書士や行政書士などの専門家に依頼するのが一般的です。バーチャルオフィスによっては、代行者に格安で依頼してくれる場合もあります。
資本金の払い込み
定款認証手続きが終了したら、資本金の払込を行います。発起人の通帳に預入、または振込を行います。登記申請の際に『払込証明書』が必要となるため、口座番号と名義人が記載されたページと振り込み内容が記載されているページのコピーをとっておきましょう。
資本金の額は会社の形態や規模によって異なります。株式会社の設立時に必要な資本金の最低額は1円ですが、法人口座開設や融資を受けたい方は、300万〜1000万程度、許認可事業なら要件を満たす額を用意してください。
法務局で登記申請
ここまで終われば、あとは法務局に登記申請書を提出するのみです。この段階までにバーチャルオフィスの決済・契約を完了させておきましょう。
登記時には下記10種類の書類を提出します。
- 登記申請書
- 定款（謄本）
- 登録免許税納付用台紙
- 発起人決定書
- 代表取締役の就任承諾書
- 取締役の就任承諾書
- 監査役の就任承諾書 監査役に就任することを承諾した旨を証明する書類。
- 取締役の印鑑証明書
- 印鑑届書
- 出資金の払込証明書
- 登記すべき事項を記録・保存した紙、CD-Rなどの記録媒体
法人登記は緻密な手続きが必要なため、自分ひとりで進めるのは難しいかもしれません。専門家のアドバイスを受けながら進めるか、書類作成・申請手続き代行を専門家に依頼すると良いでしょう。
バーチャルオフィスでの起業に関するよくある質問
バーチャルオフィスで起業する際によくある質問について、Q&A形式でまとめました。起業を考えている方は是非参考にしてみてください。
Q1: 納税地はどこになるの？
バーチャルオフィスを利用して起業する場合、納税地はバーチャルオフィス住所を管轄する税務署になります。自宅住所とバーチャルオフィスが離れていても、事業の拠点があるバーチャルオフィス住所が納税地になるため、税務局に書類を提出する際には、ご注意ください。
Q2: バーチャルオフィスを利用して起業できない場合とは？
基本的には誰でもバーチャルオフィスを利用して起業できますが、同一住所に同名の会社が既に存在する場合は起業できません。そのため、バーチャルオフィスの住所に既に同名の会社が登録されている場合、新たに会社を設立することが難しいことがあります。
事前に国税庁の法人番号検索で社名を検索し、被りがないか確認しておきましょう。
また、許認可が必要な事業の場合、バーチャルオフィスでの起業が難しい可能性もあります。下記事業を行う場合は、ご注意ください。
- 建設業
- 人材派遣・職業紹介業
- 古物商
- 不動産業
- 金融商品取引業者
- 探偵業
Q3: バーチャルオフィスの利用料金は経費にして良い？
バーチャルオフィスの利用料金は、会社の経費として認識されます。記帳時の勘定項目は『支払手数料』に仕分けるのが一般的です。また、郵便転送や電話代行オプションは『通信費』、時間貸し会議室を利用した際には『会議費』に仕分けることが可能です。
Q4: バーチャルオフィスで社会保険＆雇用保険に加入できる？
起業後に社会保険・雇用保険に加入する義務が生じた場合、バーチャルオフィスを利用していても加入できるのか心配になる方も多いでしょう。加入時には、起業者自身が手続きする必要がありますが、バーチャルオフィスを利用していても問題なく加入できます。
心配な場合は、事前にバーチャルオフィスの担当者に問い合わせてみると良いでしょう。手続きを代行できる社労士を紹介してもらえる可能性もあります
バーチャルオフィスを利用すれば誰でも気軽に起業できる！
起業が夢を叶えるための第一歩です。法人登記・法人銀行口座開設など、最初は事業と直接関係しない手続きも多く大変でしょう。黒字転換までは気が気でないかもしれません。
そんな時に起業家の助けとなるのがバーチャルオフィスです。月々のランニングコストを抑えることができるだけでなく、セキュリティ面など事業をスムーズに始めるためのメリットも揃っています。
株式会社ユナイテッドコンサルティングファームが運営しているユナイテッドオフィスは、起業家を応援するバーチャルオフィスです。実績18年超と老舗バーチャルオフィスとして知られ信頼度も高く、青山・銀座・渋谷・虎ノ門…など、都内の一等地からオフィス住所をお選びいただけます。上場企業の新規事業用オフィスとしてもご利用いただいております。
創業・事業支援として会社設立登記代行サービスも行っています。当オフィスを利用して起業する方の登記手続きを5,500円で代行いたします。自分で手続きするより約34,500円お安くなります。月額2,310円(税込)から利用でき、電話秘書代行プランや専用の03番号を利用できるプランもご用意しております。
起業をお考えの方は、ぜひユナイテッドオフィスをご利用ください。参照 ユナイテッドオフィス
ユナイテッドオフィスとは
バーチャルやフィスのユナイテッドオフィスとは、オフィスに入居することなくご自宅に居ながら、あたかも都心のオフィスに居るような感覚
ユナイテッドオフィスとは
国内のご自宅や地方、海外などで、ユナイテッドオフィスからオフィス住所・電話番号やFAX番号を借り受け、届いた郵便物は転送し、クライアント様からかかってきた電話については、ボイスワープまたは、オペレーター(電話秘書代行)が対応するそれは、ご自宅に居ながら、あたかも都心のオフィスに居るような感覚です。
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