独立起業のすすめ

起業したい方必見!バーチャルオフィス契約前に準備すべき必要書類

2021.10.25

Small Office Home Office(SOHO)という言葉が現れたように、現代ではワークスタイルが柔軟に多様化しています。

物理的な仕事場や作業場を必要としない場合、高い賃料を払ってオフィスを借りる利点は少ないでしょう。

そこで今、特に起業したての会社や個人事業主の方に人気なのが、バーチャルオフィスです。

低コストで好立地の住所を利用できるバーチャルオフィスは、全国に普及しています。

本記事では、バーチャルオフィスを契約する際に知っておきたい、必要書類や契約の流れ、注意点などを紹介します。

バーチャルオフィスに興味を持っている方は、ぜひ参考にしてください。

バーチャルオフィスの契約に必要な書類


バーチャルオフィスの契約は、主に個人契約と法人契約の2種類に分けられます。 ここでは、それぞれの契約に必要な書類を見ていきましょう。

代表者の本人確認書類

個人・法人での申し込みの際は、代表者の本人確認書類として以下のいずれかが求められます。

・運転免許証

・パスポート

・住民基本台帳カード

・在留カード

原則、顔写真付きで氏名・住所・生年月日が確認できる有効期限内の書類でなければなりません。

顔写真付き身分証明書がない場合、各種健康保険証の提出でも認められる場合がありますが、2点以上の提出が必要なケースが多いです。

法人登記内容の確認資料

法人契約の場合は、会社の登記内容が確認できる書類が必要です。

発行から3ヶ月以内の履歴事項全部証明書(会社登記謄本)の写しやデータを提出します。

代表者の現住所確認書類

代表者の現住所が確認できる、以下の公的書類のいずれかの提出も求められます。

3ヶ月以内に発行された書類の写しかデータでの提出が原則です。

代表取締役・代表社員・代表理事の現住所確認書類

・住民票

・印鑑証明書

・公共料金の明細や請求書

その他に求められる可能性がある書類

代表者以外に、会社の経営決定権を持つ実質的支配者がいる場合、実質的支配者個人の本人確認書類や現住所確認書類、申告書の提出が必要となるケースもあります。

また、代表者ではなく担当者が契約する際も、担当者の本人確認書類・現住所確認書類に加え、代表者の委任状が欠かせません。

その他にも、バーチャルオフィスによっては、事業計画書や会社案内書類、口座情報や届印が求められる場合もあります。

バーチャルオフィスを契約するまでの流れ


次に、バーチャルオフィスを契約して利用を始めるまでの一般的な流れを見ていきましょう。

問い合わせ・申し込み

バーチャルオフィスは全国に存在し、オフィスの立地はもちろん、提供するサービス内容や料金も異なります。

会社や事業内容、用途に合ったバーチャルオフィスを、インターネットや口コミなどにより探し、比較検討してください。 気になるオフィスがある場合は、電話や会社HPのWEB申し込みフォームから問い合わせましょう。

内覧・説明会の参加

バーチャルオフィスの契約前には、事前にオフィスの内覧が可能なケースが多いです。

また、オフィスの担当者と実際に会って、サービス内容や料金、利用形態などについて情報を集めましょう。

書類提出・本人確認

利用したいバーチャルオフィスが決まったら、いよいよ契約の準備に入ります。

上記で紹介した必要書類を用意し、提出します。

提出方法は、書類をPDFデータや画像として準備し、電子メールやFAX、申し込みフォームから送付するのが主流です。

審査

必要書類をもとに事業内容や会社情報を審査し、バーチャルオフィスの利用に適格か判断されます。

審査期間はバーチャルオフィスにより異なりますが、即日~1週間程度です。

決済・契約

審査が通ると、入会金や保証金、初月利用料などの決済を行います。

決済方法は、クレジットカードや口座振替、銀行振込などが一般的です。 オンライン上で契約が締結され、利用契約書が発行されます。

利用開始

契約が完了すると、会員情報などを登録し、いよいよバーチャルオフィスの利用開始です。

オフィスの住所や電話番号の使用が可能となります。

書類を提出し、審査、決済、契約を行ってから利用開始までは、最短で2~3日が通常です。

バーチャルオフィス契約時の注意点


最後に、バーチャルオフィスを選び、契約するときの注意点を紹介します。

運営会社が信頼できるかを確認する

バーチャルオフィスのサービス内容に満足できるか、安心して利用を継続できるかは、運営会社の信頼度に関係しています。

運営会社のHPだけでなく、利用者の口コミ数や口コミ内容を元に、信頼できるか判断しましょう。

また、申し込み時の審査体制がしっかりと確立されているかも重要な判断材料です。

立地やサービス内容が適切かを考える

バーチャルオフィスは、月額利用料だけでも千円以下から数百万円まで幅広く存在します。

オフィスの立地によって利用できる住所の印象も大きく変わります。

また、郵便転送や電話秘書、共用施設の提供などサービス内容も豊富です。

予算や用途を見直し、自社に合った立地やサービス内容を備えたバーチャルオフィスを探しましょう。

実際にオフィスに足を運んでみる

申し込みから審査、決済、契約まで全てオンライン上で完結するバーチャルオフィスもあります。

しかし、オフィスの立地感や施設の充実度、担当者との相性などは、実際に足を運ばなければ分かりません。

可能な限り、契約前にオフィスに足を運んで、雰囲気を知っておくことが大事です。

入会金・保証金・月額料金を明確に把握する

バーチャルオフィスの料金体系は、サービスや用途ごとにプランが用意されているのが一般的です。

契約時には、料金の内訳を確認しておきましょう。

また、入会金や保証金の有無もオフィスにより異なるため、注意が必要です。

契約更新料・退会金・最低契約期間の有無を確かめる

初期費用や月額料金だけにとらわれず、契約更新や退会時の条件を確かめましょう。 万が一、オフィスが気に入らなかった場合でも、最低契約期間や退会金が発生する可能性もあります。

バーチャルオフィスを選ぶ際の基準や注意点

バーチャルオフィスは、立地やサービス内容などを基準に選ぶ必要があります。以下の記事では、バーチャルオフィスを選ぶ基準や選ぶ際の注意点を紹介していますので、参考にしてみてください。

バーチャルオフィスはどれが良い?選ぶ際の基準や注意点を徹底解説

ユナイテッドオフィスでは、口座開設ができるバーチャルオフィスを都内各所にご用意しております。

バーチャルオフィスを東京でお探しの方はこちらをチェックしてみて下さい!