独立起業のすすめ

バーチャルオフィスはどれが良い?選ぶ際の基準や注意点を徹底解説

2021.08.31

多種多様なライフスタイルが実現可能な現代社会では、働き方も豊富になってきています。

自社専用の作業スペースを持たず、レンタルオフィスやシェアオフィスを活用している企業も多いでしょう。

その中でも、一定の需要が見られるのがバーチャルオフィスです。

そこで今回は、バーチャルオフィスを選ぶ際の基準や注意すべき点について解説します。

バーチャルオフィスを探している方は、ぜひ参考にしてください。

バーチャルオフィスを選ぶ基準

バーチャルオフィスを選ぶ時のポイントを一つずつ見ていきましょう。

立地

バーチャルオフィスの魅力の一つは、住所を取得できることです。

会社のHPや名刺、登記に掲載される住所となり、クライアントや顧客に見られるものになります。

また、自社専用の作業スペースが無くても、会議や打ち合わせの際に、併設されたレンタルスペースを利用する場合があるかもしれません。

そのため、頻繁に赴かないとしても、一定レベルのアクセスのしやすさや土地柄などを考慮すべきでしょう。

サービス内容

バーチャルオフィスでは住所を借りられるだけでなく、電話転送や郵便転送サービス、レンタルスペースの利用も可能です。

一般的なバーチャルオフィスでは、住所と一緒に固定電話番号も付与されます。

希望すれば、電話の受付代行も行ってくれるでしょう。

また、バーチャルオフィスの住所に届いた郵便物を、指定した住所に転送してくれるサービスもあります。

ただし、転送頻度はバーチャルオフィスによって異なり、月1回〜週1回など様々です。

緊急の荷物がある際には、オフィスに足を運ばなければなりません。

さらに、会議室などのレンタルスペースは予定に合わせて使うことができ、レンタル料金はその都度支払うか、毎月の基本料金に含まれている場合があります。

この他にも、法人登記代行や経理代行を実施しているバーチャルオフィスもあるでしょう。

希望するサービスが備わっているかは、バーチャルオフィスを選ぶ基準となります。

料金

バーチャルオフィスを利用する上では、初期費用や毎月の利用料金がかかります。

基本料金は、オフィスの立地や設備・サービスの充実度により大きく異なるでしょう。

また、郵便転送や電話代行サービスなどが基本料金に含まれていない場合、オプション料金もかかります。

さらに、入会金や保証金、契約更新料に加え、解約金が必要となるケースも多く、事前に出費を計算しておくことが重要です。

オフィスの設備

バーチャルオフィスは通常のオフィスと異なり、実際に足を運んで利用する機会が少ないでしょう。

しかし、突然の来客があったり、住所を検索されたりした時に、オフィスの印象が悪いと会社自体のイメージにも悪影響を与えてしまいます。

そのため、オフィスの清潔感や設備の充実度、セキュリティなどを事前に見学して確認しておきましょう。

運営会社の安全性

バーチャルオフィスを運営する会社が、信頼できる会社かどうかは重要です。

クチコミを調べたり、会社の規模などから倒産の恐れがないかを確認したりしましょう。

また、問い合わせ時や見学時の担当者の雰囲気や相性もチェックを忘れてはいけません。

法令を遵守し、入会審査をしっかり設けているかも、信用性を判断する際のポイントとなります。

バーチャルオフィスの選び方と注意点

では、実際にバーチャルオフィスを選ぶ方法と注意点を見ていきましょう。

利用目的を明確にする

まずは、バーチャルオフィスを利用する目的を明確にします。

「起業するために住所が欲しい」「一等地の住所で会社のブランディングをしたい」「毎月のコストを抑えたい」など様々な目的があるでしょう。

これらをはっきりさせることで、希望の予算やサービスが絞られ、優先すべき項目が分かってきます。

レンタル住所の与える印象を考慮する

バーチャルオフィスでは、契約するオフィスの立地により、住所が変わります。

それらの住所は、会社のHPや名刺などから誰でも閲覧可能です。

最寄駅や所在地域の印象により会社のイメージも左右されるため、オフィス選びの際には立地を十分考慮する必要があります。

通常の賃貸オフィスの賃料よりも安い料金で、一等地の住所を取得できるのがバーチャルオフィスの魅力の一つです。

ただし、同じオフィスを契約し、同じ住所を登記している会社が多数いることも留意すべきでしょう。

各サービスの内容と質を確認する

郵便転送サービスやレンタルスペース貸出サービスなどは、契約形態や利用頻度によってコストパフォーマンスが変わる場合があります。

郵便物が少なく、会議をあまり行わないにもかかわらず、基本料金に上記のサービス利用料が含まれている場合、コストが割高になるでしょう。

また、郵便物が多く、会議を頻繁に行うにもかかわらず、それらのサービス料金がオプションである場合、毎月の出費がどんどん膨れ上がってしまいます。

ワークスタイルに合わせた契約形態、サービス内容を選びましょう。

また、電話代行サービスや来客の対応は会社のイメージに直接反映されるため、サービスの質の見極めが重要です。

駐在スタッフの有無も判断する

アポなし訪問や郵便物配達時など万が一の時は、スタッフがオフィスにいてくれた方が安心でしょう。

スタッフの印象が自社の窓口として相応しいか否かを、見学時などに判断するのがおすすめです。

契約内容をしっかりチェックする

利用期間や更新、解約時の事前通告期間・条件など、契約に関する内容はしっかり把握しておきましょう。

少しでも不明点や懸念点がある場合には、契約前に確認することでトラブルを避けやすくなります。

融資や口座開設の可否は事前に確認する

バーチャルオフィスの場合、融資を受けにくかったり、口座開設ができなかったりすると言われるケースがあります。

これは、事業の実態や運営会社について警戒される場合がありうるからです。

融資申請の際には、事業計画書や法的効力の強い本人確認資料などを用意して、念入りな対策が求められます。

ただし、対応の仕方は金融機関によって異なるため、直接金融機関に可否を確認したり相談したりするのが良いでしょう。

予算と妥協点を決める

バーチャルオフィスは年々増加しており、バリエーション豊富です。

その中で自社にあったオフィスを見つけるためには、予算と妥協点を決めておくことが重要です。

希望の住所に対し、いくらまでなら支払い可能かを考えておきましょう。

ただし、バーチャルオフィスは料金の安さだけで選ぶべきではありません。

安心・信頼できる会社と担当者がいること、希望するサービスが期待できることが最も大切です。

それら全てを考慮して、納得のいく妥協点を見つけましょう。

バーチャルオフィスは慎重に選ぼう

いかがでしたでしょうか。

今回は、バーチャルオフィスを選ぶ際の判断基準や気をつけたい注意点を解説しました。

バーチャルオフィスは多様な種類があるからこそ、選ぶ際に迷ってしまう方も多いと思います。

その際には、利用目的を見つめ直し、総合的な観点で慎重に選んでください。

バーチャルオフィスを存分に活用し、コストを抑えながらワークスタイルに合った環境で働きましょう。

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