バーチャルオフィスとは？仕組みやメリット・デメリット、選び方を徹底解説

「自宅住所を公開せずに起業したい」
「できるだけコストを抑えて会社を持ちたい」

このように考えている方に注目されているのが、バーチャルオフィスです。

バーチャルオフィスとは、実際にオフィスを借りなくても、法人登記や名刺に使える住所や電話番号を利用できるサービスのことです。
近年はリモートワークや副業、地方起業の広がりにより、オフィスを持たない働き方が一般化し、バーチャルオフィスの需要も急速に高まっています。

この記事では、バーチャルオフィスの仕組みやできること、メリット・デメリット、失敗しない選び方まで、わかりやすく解説します。

バーチャルオフィスとは？基本の仕組みと特徴

バーチャルオフィスとは実際のオフィススペースを持たずに、ビジネスに必要な住所や電話番号などを利用できるサービスです。
一般的なオフィスのように物理的な作業場所を借りるのではなく、事業に必要な「機能」だけを切り出して提供する点が大きな特徴です。

そのため、レンタルオフィスのように初期費用や高額な固定費がかからず、サブスク感覚で都心の住所を利用し事業を行うことができます。
近年では、リモートワークや副業の普及により「オフィスを持たない働き方」が一般化し、バーチャルオフィスの利用者も増えています。

バーチャルオフィスでできること

バーチャルオフィスでは、物理的なオフィスを持たなくても、事業運営に必要な基本機能を利用できます。

ここでは代表的なサービス内容を紹介します。

住所利用

バーチャルオフィスでは、運営会社が提供するオフィス住所を事業用の住所として利用できます。

• 名刺やWebサイトへの掲載
• 請求書・契約書などのビジネス書類
• 特定商取引法に基づく表記（ECサイトなど）

このように、事業を行ううえで住所を開示しなくてはいけない機会は多数あります。

個人事業主は、バーチャルオフィスを使うことで自宅住所を公開する必要がなくなるため、プライバシー保護の観点でも大きなメリットがあります。
中小企業でも、リーズナブルな価格で都心一等地の住所を使えるため、企業イメージの向上にもつながるでしょう。

法人登記

多くのバーチャルオフィスでは、提供される住所を法人の本店所在地として登記することができます。
特に起業初期でコストを抑えたい方や地方に住みながら都内で法人を設立したい方に有用な選択肢といえるでしょう。

ただし、一部の業種では実体のあるオフィスが必要な場合もあるため、事前の確認が重要です。

郵便転送

バーチャルオフィスの住所に届いた郵便物は、指定した住所へ転送してもらうことが可能です。

一般的には以下のようなシステムから選べます。

• 週1回・月数回などの定期転送
• スポット転送（都度依頼）
• 来店受け取り（拠点による）

郵便転送サービスがあれば、オフィスの住所で重要書類を受け取ることができます。

なお、サービス内容は運営会社によって異なり、転送頻度や料金、対応できる荷物サイズに制限がある場合もあるため注意が必要です。

03電話番号

バーチャルオフィスでは、東京の市外局番である「03」から始まる電話番号を利用できるサービスもあります。
専用番号を取得することで、個人の携帯番号とは別にビジネス用の連絡先を持つことができ、対外的な信用度の向上につながります。

また、電話転送や秘書代行（電話受付）サービスがセットになっている場合もあり、より本格的な運用も可能です。

会議室・コワーキングスペース

一部のバーチャルオフィスでは、来客対応や打ち合わせのために会議室を利用できるオプションが用意されています。

必要なときだけ時間単位で利用できるため、常時オフィスを契約するよりもコストを抑えられます。商談や面接など、対面での対応が必要な場面でも安心です。

バーチャルオフィスが向いている人

バーチャルオフィスは、働き方や事業のスタイルによって、非常に相性の良い選択肢になります。

ここでは、バーチャルオフィスの利用に向いている人の特徴を紹介します。

フリーランス

本業・副業問わず、フリーランスとして活動している方にバーチャルオフィスは最適な選択肢といえます。

ライターやデザイナー、エンジニアなどの職種は、自宅やカフェ、コワーキングスペースなどで仕事ができるため、物理的なオフィスを持つ必要がありません。

ですが、自宅住所を公開するのはプライバシーや防犯面からリスクが高いといえるでしょう。
そのため、バーチャルオフィスを利用すれば、低コストでリスクを回避できます。

また、バーチャルオフィスの拠点にある会議室やラウンジ、コワーキングスペースを有効活用している、講師やコンサルタント、カウンセラーなど方も増えています。
バーチャルオフィスを利用すれば、自宅住所を公開せずに事業を行えるため、安心して活動できます。

地方在住起業

地方に住みながらビジネスを展開したい方にも、バーチャルオフィスはおすすめです。

実際には地方に拠点があっても、ビジネス上は「東京の企業」として見せたいケースは多くあります。
例えば、都内企業との取引を増やしたい場合やブランドイメージを高めたい場合など、青山や渋谷、銀座など都内一等地の住所を使えればアドバンテージとして有利になるでしょう。

バーチャルオフィスを利用すれば、実際の拠点を移さずに都内住所を持てるため、コストを抑えながら事業展開が可能です。

副業・スタートアップ

副業で事業を始める方や、スタートアップの初期段階にもバーチャルオフィスは適しています。

起業初期は売上が安定しないため、オフィス賃貸にコストをかけるのはリスクが高い状態です。
バーチャルオフィスであれば、初期費用・固定費を抑えられるうえ、ビジネスに必要な最低限の機能は利用できます。

また、必要に応じて事業が成長したタイミングでオフィスを移転したり、他拠点のバーチャルオフィスを利用して支店を持つことも可能です。

スモールビジネスの起業スタイルには最適な選択肢といえるでしょう。

バーチャルオフィスのメリット

バーチャルオフィスは、コストを抑えながら事業をスタートできる点が大きな魅力です。ここでは代表的なメリットを解説します。

初期費用・ランニングコストが安い

バーチャルオフィス最大のメリットは、圧倒的に低コストで利用できることです。

通常のオフィス賃貸では、敷金・礼金や仲介手数料、家賃・光熱費など、多額の初期費用と固定費が発生します。
一方、バーチャルオフィスであれば、月額500円〜数千円程度で利用できる場合もあり、初期費用も最小限に抑えられます。

特に、起業初期や副業段階では固定費を抑えることが重要なため、資金効率の面でも大きなメリットがあります。

都心住所で信用UP

バーチャルオフィスを利用すると、東京の都心部や大阪、福岡などの一等地の住所を事業用として使用できます。

事業所の住所は、取引先や顧客に与える印象を大きく左右します。
例えば、知名度の低い郊外の住所より銀座や表参道など都心住所の方が信頼されやすい、無名の企業でも所在地で一定の安心感を与えられるといった効果が期待できるでしょう。

Webサイトや名刺に記載する住所は「会社の顔」となるため、ブランディングの観点でも有利に働きます。

自宅住所を公開する必要がなくなる

個人事業主はもちろん、スモールビジネス法人だとしても自宅住所の公開は大きなリスクになります。　

ECサイト運営では特商法により住所表示が義務付けられていますし、名刺や契約書に住所を記載しないわけにはいきません。
法人ならオンラインで登記住所を簡単に調べることができます。

バーチャルオフィスを利用すれば、自宅住所は非公開のまま事業を行えます。
プライバシー保護やセキュリティの観点でも、非常に大きなメリットと言えるでしょう。

バーチャルオフィスのデメリット

バーチャルオフィスは便利なサービスですが、すべての事業に適しているわけではありません。契約前にデメリットもしっかり理解しておくことが重要です。

他社と住所が被る

バーチャルオフィスでは、同じ住所を複数の企業が利用する仕組みになっています。

そのため同一住所の企業が多数存在するのは仕方ありません。
問題になることは滅多にありませんが、業種や取引先によっては気にされる可能性もあるため、事前に理解しておく必要があります。

また、同じバーチャルオフィスを利用している人や会社の質も重要です。
審査の甘いバーチャルオフィスだと利用者の中に犯罪行為を行うグループや詐欺会社が紛れ込んでいることがあります。

犯罪者と同じ住所を使うことであらぬ誤解を招いたり、悪評につながったりと信用リスクにつながる可能性があるため、運営会社の審査体制も重要なポイントです。

業種制限

業種によって、バーチャルオフィスでは開業できないケースもあります。

• 人材派遣業
• 建設業
• 古物商
• 金融関連業

などは、許認可取得のために実体のある事務所が必要とされるため、バーチャルオフィスのみでの営業はできないケースが多いです。

事業内容を考慮し、許認可が必要な事業を行う場合は要件を確認してバーチャルオフィスが利用可能かどうかをチェックするようにしましょう。

銀行・融資ハードル

バーチャルオフィスを利用している場合、法人銀行口座の開設や融資の審査が厳しくなることがあると言われます。
事業実態が見えにくい、または実在性の確認が難しいと銀行側が判断するためです。

とはいえ、事業内容・事業計画を明確にし、対外的な信頼度の高いバーチャルオフィスを利用すれば問題ありません。
そのうえで口座開設の実績が豊富なバーチャルオフィスを選ぶことをおすすめします。　

バーチャルオフィスとレンタルオフィス、シェアオフィスの違い

事業を始める際、バーチャルオフィスとならんでレンタルオフィスやシェアオフィスを検討している方も多いでしょう。

それぞれの違いを理解しておくことで、自分に合った選択がしやすくなります。

• バーチャルオフィス → 住所や電話番号など「機能のみ」
• シェアオフィス → 共有スペースを他の利用者と共同利用
• レンタルオフィス → 個室オフィスを専有できる

最も大きな違いは「実際に働く場所があるかどうか」です。

作業場所が確保できている、もしくは出張が多い場合はバーチャルオフィスが最適です。
安価で執務スペースを確保したいのならシェアオフィス、事業に関わる人数が多い場合はレンタルオフィスもおすすめです。

また、バーチャルオフィスの中にはコワーキングスペースや会議室を会員価格で提供しているところもあります。必要に応じて検討してみると良いでしょう。

バーチャルオフィス利用時の注意点

バーチャルオフィスは便利なサービスですが、契約前に確認しておくべきポイントもあります。

格安バーチャルオフィスのリスク

ランニングコストをできるだけ抑えたいと考える事業者の目を惹くような格安バーチャルオフィスも多数登場しています。
しかし格安バーチャルオフィスの中には、契約前に住所が確認できなかったり利用企業の質が低かったりするリスクが潜んでいます。

また、経営基盤が極めて脆弱な事業者や補償金を供託していない事業者が運営している場合、運営会社の倒産や事業停止によりバーチャルオフィスの住所が使えなくなることも。

料金だけでなく、サービス内容と運営会社の信頼性を必ず確認しましょう。

バーチャルオフィスの選び方

バーチャルオフィスは提供会社によってサービス内容に大きな差があります。後悔しないためにも、選び方のポイントを押さえておきましょう。

信頼できるバーチャルオフィスとは

信頼できるバーチャルオフィスを選ぶ際は、以下のポイントをチェックしましょう。

• 法人登記が可能か
• 銀行口座開設の実績があるか
• 郵便転送の頻度・柔軟性
• 電話対応や受付の有無
• 運営会社の実績や運営歴
• 運営会社の規模

特に重要なのは、住所の信頼性と運営会社の実績です。
長年運営されているバーチャルオフィスは、審査体制が整っていることが多く、結果的に利用企業の質も高くなります。

事業用の住所は事業を続ける限り使い続けることが多いため、単純な価格比較ではなく、総合的な信頼性で選ぶことが重要です。

バーチャルオフィスに関するよくある質問

信頼できるバーチャルオフィスを選ぶには

各業界からの信頼が高く運営歴も長いユナイテッドオフィスは、東京のバーチャルオフィスをお探しの方におすすめです。

東京都公認の免許登録業者で20年以上の運営歴があり、INCU Tokyoのパートナーとしても登録されています。
独立開業やスモールビジネスの起業、ビジネスパーソンの副業などあらゆる形態のビジネスをサポートするバーチャルオフィスです。

どのプランでも郵便転送サービスや全拠点の会議室・コワーキングスペースをご利用いただけます。

ワークライフバランスを実現し自分らしい働き方をしたい方は、是非ユナイテッドオフィスのバーチャルオフィスをご利用ください。