バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いとは？サービスを比較して解説

東京など都心を中心に起業家や小規模事業者に人気のバーチャルオフィスとレンタルオフィスですが、初めて利用する際は「バーチャルオフィスとレンタルオフィスは何が違うのだろうか？」、「自社にマッチするのはどっち？」と疑問に思う人も多くいます。

そこで、ここではバーチャルオフィスとレンタルオフィスの両者の違いを利用者層や料金、サービスなどあらゆる角度から比較して解説します。

起業家を支援する「バーチャルオフィス」の概要と特徴

レンタルオフィスが前身にあるバーチャルオフィスは、2000年以降に注目された新しいオフィス形態です。レンタルオフィスやシェアオフィスのような“事務所借り”が前提ではなく、「住所だけを借りる」シンプルなサービスがバーチャルオフィスの本質となります。

バーチャルオフィスは都心を中心に利用者増

東京や大阪の一等地に住所を構えることは企業にとってのステータスや信頼の証の1つとなりますが、小規模事業者や起業家・ベンチャー企業では賃料が大きな負担となり、なかなか実現できないのが現状です。

バーチャルオフィスは運営元が建物を賃貸し、利用者に住所を貸し出すスタイルとなります。借りた住所は自社のホームページに記載できますし、運営元が許可すれば法人登記も可能となるのが特徴です。

メディアにも注目される「レンタルオフィス」の特徴とシェアオフィスとの違い

バーチャルオフィスの「住所貸し」に対して、レンタルオフィスは「職場貸し」となります。シェアオフィスやコワーキングスペースと差別化を図るため、利用者には個室が設けられるのが一般的です。

日本でもレンタルオフィスが注目されたのは1990年代後半ですが、認知度が上がったのはやはり2000年代に入ってからです。

アメリカのニューヨークやイギリスのロンドンといった賃料が昔から高い都市では、フリーランサーや小規模事業者だけではなく、合理化を求める中小・大手企業もよく利用されています。

特に2008年のリーマンショック以降はオフィス縮小の動きが加速し、日本を含め世界中でレンタルオフィスの需要が急増しました。

レンタルオフィスとシェアオフィスの違い

建物のワーキングスペース内で個室が提供されるレンタルオフィスと異なり、シェアオフィスはフリーアドレスとなり、自分専用のデスクがありません。広いワーキングスペースは空いていればどこでも自由に利用が可能で、仕事に集中できるようデスクは適切にレイアウトされています。

コワーキングスペースとシェアオフィスの間に明確な区別はありませんが、一般的にコワーキングスペースは利用者同士のコミュニティケーションを積極的に推奨し、シェアオフィスは利用者が仕事に集中できるよう取り計らっています。

バーチャルオフィスとレンタルオフィスはどちらが即利用できる？

バーチャルオフィスとレンタルオフィスは事業を行う場所を貸し出すサービスという点においては類似していますが、「とにかく早く利用を開始したい」場合はバーチャルオフィスに優位性があります。

昨今のバーチャルオフィスはサービスの幅が広がり、貸し会議室やコワーキングスペースが利用できる業者も増えてきましたが、それでも「住所を借りる」という前提のサービスは、申込み手続きから住所の取得まで一貫してオンライン上で可能となります。

レンタルオフィスは実際に業務をする職場を借りることになるので、契約前に一度は内覧が必要となります。また、バーチャルオフィスよりも審査が厳しくなるので、相応の日数を要します。占有できるデスクや住所登記も必要ないのであれば、月額会費で簡単に契約できるコワーキングスペースが有利です。

バーチャルオフィスとレンタルオフィスの形態の比較

バーチャルオフィスの基本プランは住所を借りるだけとなります。そのため、実際に仕事をする職場は自宅であったりカフェ、コワーキングスペースなどを探す必要があります。

一方でレンタルオフィスは自社専用の職場スペースをレンタルできるので、利用者の中には実際の職場として活用し、毎日出社する人も少なくありません。

ただし、近年はバーチャルオフィスでも貸し会議室の利用が可能であったり、徒歩圏内にあるコワーキングスペースを安く提供している業者も多くなってきました。自社がどの形態で契約すべきかは、職場の必要性の有無や利用頻度を鑑みて吟味するのがいいでしょう。

従業員が少ないうちは自分の理想の職場形態を考えるのがおすすめ

バーチャルオフィスやレンタルオフィスを利用する企業は、個人事業主から従業員数人の零細企業が多いですが、まずは自社が考える理想の職場形態を模索してみてはいかがでしょうか。

最初はバーチャルオフィスから開始し、事業の発展と従業員の増加とともにシェアオフィス、レンタルオフィス、賃貸オフィスと発展させていくのいいかもしれません。フリーランスや個人事業主の場合、最初からレンタルオフィスを利用するのはオーバースペックとなるかもしれません。

バーチャルオフィスとレンタルオフィスの利用者層の違い

バーチャルオフィスとレンタルオフィスを比較すると、利用者層にも明確な違いがあります。本来ならばバーチャルオフィスを選ぶべき事業者が、誤ってレンタルオフィスを選択してしまうと、契約後に想定以上の経費が掛かってしまうこともありますので、オフィス形態は慎重に選んでください。

バーチャルオフィスは起業家から小規模事業者の利用が多い

バーチャルオフィスは主にフリーランス・個人事業主・零細企業・ベンチャー企業といった小規模事業者が多いのが特徴です。

一定の事業資金を確保している起業家であっても、最初のスモールステップとして東京の都心に住所を置くことを考えたとき、バーチャルオフィスの活用が経済的・合理的と考える人もいます。

個人事業主もバーチャルオフィスを選択する人が増加中

日本でも近年はインターネットを活用してネット通販やサービスを提供するフリーランス・個人事業主が増えてきました。

バーチャルオフィスを活用しない場合、ホームページ上に公開する住所は自宅となるため、個人情報の点で不安があります。バーチャルオフィスは企業所在地を都心一等地に置けるだけではなく、個人事業主がプライバシーを守るためにも活用されます。

レンタルオフィスは中小企業から大手企業も活用

レンタルオフィスは零細から中小企業、大手企業の一部署や支店など幅広く利用されているのが特徴です。

バーチャルオフィスとレンタルオフィスの利用者層の共通点として「スタートアップ」でよく利用される点が挙げられます。事業規模問わず、スタートアップは限られた事業資金で回す必要があるので、東京の一等地にオフィスを構えてしまうと、賃料と人件費だけで予算の大部分を占めてしまうことにもなりかねません。

未だ収益化を達成していないうちは、バーチャルオフィスやレンタルオフィスを活用して最低限の固定費で運営するのが賢い選択とも言えるでしょう。

バーチャルオフィスとレンタルオフィスのサービス内容の違い

上記ではバーチャルオフィスとレンタルオフィスの利用者層の違いを紹介しましたが、必ずしも自社に当てはめることはできないこともあります。

そこで、以下ではバーチャルオフィスとレンタルオフィスを比較したときの具体的なサービス内容の違いを解説します。

バーチャルオフィスは「郵便物＆電話の転送サービス」が主なサービス

バーチャルオフィスの利用者は往々にして職場は遠方にあるため、バーチャルオフィスの住所宛に届く郵便物を直接取りに行くことはできません。そのため、バーチャルオフィスの業者は郵便物の転送サービスを実施しているのが普通です。

また、バーチャルオフィスによっては固定電話番号を付与してくれる業者もあります。東京都のバーチャルオフィスでは03から始まる電話番号を借りることができ、消費者や取引先が当該番号に電話すると、自動で自分の携帯電話に転送されるサービスとなります。

バーチャルオフィスによってはオプションで秘書サービスを付けることも可能です。バーチャルオフィスの運営スタッフが秘書代行として電話の一次受けをしてくれます。企業ブランドを重視したい人は利用する価値があるでしょう。

レンタルオフィスは「職場の備品を使える」ことが主なサービス

自社専用のワークスペースを借りることができるレンタルオフィスでは、職場で通常使う備品を利用できる点に特徴があります。高速WiFiやコピー機などのOA機器をはじめ、プロジェクターやホワイトボード、各種電源ケーブルなどは多くのレンタルオフィスで貸し出ししています。

また、文房具やクリアファイル、USBメモリーなどを販売している売店や飲料の自動販売機を常設しているところも多くあります。

ただし、無料で利用できる範囲は業者によって異なるため、レンタルオフィス選定の要素とするといいでしょう。

バーチャルオフィスとレンタルオフィスの料金相場とプラン・コースの比較

続いてはバーチャルオフィスとレンタルオフィスの料金相場やコース・プランの比較を解説します。バーチャルオフィスは住所を借りるだけであれば安価な料金で利用できるものの、各社さまざまなオプションを用意しており、パッケージとして複数の料金プランを提示しています。

単に安さでプランを選んでしまうと、実務上不便を強いられるケースもあるかもしれませんので、申し込む料金プランは調査と吟味した上で決めるようにしてください。

バーチャルオフィスはシンプルなプランが多い

バーチャルオフィスの料金相場は月額1000円～5000円です。業者によっては相場を下回る格安プランを謳うところも少なくありませんが、郵便物や電話の転送などがオプション料金であったり、法人登記ができないこともあり、業務上支障が出ることもあります。

また、仕事は自宅でこなす場合も、取引先がバーチャルオフィスの住所に来社することもあるかもしれません。予期せぬ事態を想定し、貸し会議室や有人対応くらいは利用できる業者を選ぶのがリスクヘッジと言えるかもしれません。

レンタルオフィスはコース選びが重要

レンタルオフィスは占有できるワークスペースが提供されるため、企業によっては通常の職場としての利用も可能です。そのため、レンタルオフィスの雰囲気や利用人数、設備状況によっては料金が高額になるケースもあります。

安い場所だと1人～2人の利用で3万円前後からありますが、備品が充実していたり、無料飲料コーナー、キッチンなどが設備されていると5万円～10万円となり、さらに東京都内一等地のタワービルであれば、月額10万円以上の場所もざらに存在します。

バーチャルオフィスの住所以外の選び方

近年はバーチャルオフィスの業者も都心を中心に増加傾向にあります。2020年の新型コロナ以降は企業の働き方が大きく変わり、小規模事業者はより一層固定費を節約するためにバーチャルオフィスを利用するようになりました。

中小企業であってもバーチャルオフィスで住所は都内を確保しつつ、地方郊外に職場を移すパターンも見受けられます。

また、これまで副業でスモールビジネスを行っていたフリーランスが、開業届を出して本格的に事業をする例も増え、バーチャルオフィスを活用して自宅とは別の住所を構えるケースも目立つようになりました。

以下ではバーチャルオフィスの業者を住所以外で決める方法を解説します。

「住所貸し」以外のサービスの有無を確認

近年はバーチャルオフィスも競争が激しく、多くの業者が「住所貸し以外のサービス」の提供も開始しています。

「でも今のところ住所貸ししか利用する予定はない」と考える人もいるかもしれませんが、事業の運営方針は刻々と変化するものであり、イレギュラーを含めて先を見越した業者選定が肝要です。

バーチャルオフィスは6か月～1年の月額会費を前払いするのが普通のため、事業計画を立てる上での参考にするといいでしょう。

法人登記・設立代行支援サービスの有無は非常に重要な理由

住所貸しの月額料金が1000円以下の格安プランでは、法人登記ができないケースが散見されます。学生はまだしも、一般的な事業者であれば、個人事業主であっても法人登記は必須のサービスとなるはずです。

また、業者によっては設立代行支援を請け負っているところもあります。申請書類の作成から法務局への申請まで一貫して代行してくれるサービスは、個人零細にとっては非常に重宝します。

入会審査が厳しいバーチャルオフィスがおすすめ

バーチャルオフィスはオンライン上で申請から住所の交付まで完了できるのが特徴ですが、業者によっては身分証明書や公的書類の提出を求めないところもあります。

レンタルオフィスと異なり、バーチャルオフィスの利用者は事業実態が見えないことが多いため、場合によっては詐欺など犯罪に住所を利用する事例もあります。

そのため、バーチャルオフィスの運営会社がしっかりと利用者の身元を把握・管理するため、入会審査はある程度厳しい業者を選ぶのがトラブルに巻き込まれないポイントとなります。

バーチャルオフィスは会員特典があるところがおすすめ

バーチャルオフィスによってはお得な会員特典を付与している業者もあります。コワーキングスペースの割引や他拠点にある貸し会議室やその他サービスの利用、入居している企業同士のマッチング・賀詞交歓会の開催、各種士業・顧問の紹介などが主となります。

あまりに優れた会員特典は月額会費の値上げの要因になってしまいますが、自分で必要と思われるサービスを割安で受けられるのであれば、事業者として何かとメリットを実感できるはずです。

レンタルオフィスを選ぶときのポイントと申し込むときの注意点

一方でレンタルオフィスを選ぶ際は、職場となるワーキングスペースを重要視すべきと言えます。ほとんどのレンタルオフィスは貸し会議室やAO機器の利用は標準装備となるため、基本サービスで差別化は図れません。

そのため、下記の要素を考慮して業者を選ぶのがおすすめです。

レンタルオフィスに申し込む際は必ず内覧見学と立地確認を

レンタルオフィスでは、申し込む条件の1つに「オフィスの見学」が必要となります。当日は以下の項目をチェックするようにしましょう。

立地確認項目

• 自宅からオフィスまでの距離と利用する交通機関
• 駅からオフィスまでの距離
• 駅・オフィスの周辺環境

レンタルオフィスの確認項目

• 有人受付の有無
• セキュリティ
• 完全個室の有無
• WiFi環境
• オフィスの利用時間

上記は最低でも怠りなく確認すべき項目となります。レンタルオフィスという性質上、見知らぬ人と職場スペースを共有することになるため、「セキュリティ」に関しては特に念入りに確認してください。

レンタルオフィスは料金と職場雰囲気のバランスが大切

レンタルオフィスは専用の個室の提供が特徴となりますが、完全個室ではなくパーテーションで仕切られているだけのオフィスもあります。周囲の利用者の会話が筒抜けになりますので、嫌な人は避けた方がいいでしょう。

また、完全個室は面積と窓の有無は真っ先に確認してください。中には警察の取調室のような無機質な個室空間もあります。利用者の立場になった職場の雰囲気作りに努めてくれている業者を探すのも大切なポイントです。

ただし、内装にお金をかけていたり、立地が良いレンタルオフィスは料金も相応に高くなります。料金と雰囲気のバランスを考え、当初想定した予算を超えないオフィスを根気よく探してください。

バーチャルオフィスとレンタルオフィスのデメリットを覚えておく

バーチャルオフィスとレンタルオフィスは事業者にとっては非常に便利なサービスで、優良の業者と契約できれば様々な恩恵を受けることができ、自社の事業の発展に大きく貢献してくれるはずです。

しかし、その一方でバーチャルオフィスとレンタルオフィスには以下のようなデメリットもあります。

バーチャルオフィスのデメリットは「入居している企業と住所が同じ」

バーチャルオフィスの最大の欠点は「利用者が全員同じ住所」となることです。交付された住所をネットで検索すると、複数の企業のホームページがヒットすることもあります。

サービスの性質上避けられないため、取引先からの信頼が損なうことを懸念するのであれば、事前に登記住所がバーチャルオフィスであることを伝えておくと安心です。

レンタルオフィスのデメリットは「こだわると費用が賃貸オフィスを超える」

レンタルオフィスは費用面にデメリットがあります。お洒落で機能的な内装であったり、来客対応が標準装備であったり、一等地のビルの高層階にあるオフィスは往々にして入居費用が高くなります。

そもそもレンタルオフィスの利用価値は賃貸オフィスよりも格安で職場を持てることにあるため、コスト高になり維持費がかさんでしまうと本末転倒です。

出所、バーチャルオフィスとは？メリットやデメリットについての最新情報を解説

株式会社設立はバーチャルオフィスとレンタルオフィスのどちらがおすすめ？

個人事業主の中には、バーチャルオフィスやレンタルオフィスを契約すると同時に、株式会社の設立を目指す人も少なくありません。

一般的に会社の設立に関しては事業実態が見えるレンタルオフィスが優位とされています。しかし、バーチャルオフィスであっても、業者が会社設立のサポートをしてくれるところもあります。書類作成から申請まで面倒を見てくれる業者は実績も豊富のため、不備を最小限に登記申請してくれるはずです。

ユナイテッドオフィスなら法人登記＆会社設立代行サービスあり

「ユナイテッドオフィス」は、東京都心の銀座や青山、池袋、表参道原宿など計9拠点の住所を提供する人気のバーチャルオフィスです。業界内でも高い知名度を誇り、「法人登記・法人銀行口座開設・会社設立代行」が取り分け人気のサービスです。

会社設立は株式会社だけではなく、合同会社・一般社団法人・NPOの申請も可能です。株式会社と合同会社の申請代行費用は5500円と格安に抑えられているのも魅力です。

郵便物の受取りは、オプションを利用することで即日転送対応もしてくれます。

公式HP：https://united-office.com/

ユナイテッドオフィスは貸し会議室＆コワーキングスペースの利用も可

まとめ：バーチャルオフィスを利用するならまずは問い合わせを

今回はバーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いをサービスを中心に様々な角度で紹介しました。業者のホームページの情報だけでは不明点も多いかもしれませんので、詳細は必ず電話やメールで問い合わせ、疑問はすべて解消した上で契約に進んでください。

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