バーチャルオフィスで登記のデメリットとメリットは？【2024年最新】違法性や手続も解説

バーチャルオフィスは、オフィス関連のコストをカットできるだけではなく、一等地に住所を持てることから注目を集めています。法人登記はもちろん、個人事業主が利用することも可能です。本記事では、バーチャルオフィスで法人登記するメリット・デメリットや違法性の有無、登記の手続きなどについて詳しく解説します。

バーチャルオフィスとは

一般的にバーチャルオフィスとは、実際に入居しない形態のオフィスです。実際のオフィススペースを借りるのではなく、住所や電話番号を借り受けます。物体としての事務所が存在するのではなく、事務所としてのさまざまな機能を借りられる仮想上の事務所のことを指します。そのため、バーチャルオフィスには通常の事務所のように、デスク・椅子・事務機器などの設備を設置するスペースは備わっていないケースが多いです。 物理的な部分でのオフィス機能をほとんど持たない代わりに、事務所を運営するために必要不可⽋である住所・電話番号などが付与され、法人としての登記も可能です。 新たに事業経営・会社設⽴を始めるにあたり、バーチャルオフィスを利⽤する傾向が⾒られます。引用:ユナイテッドテッドオフィスのバーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスには法人登記ができる

バーチャルオフィスには、法人登記が可能です。法人を立ち上げる際は、本店所在地を設定する必要があります。この本店所在地に特別な制限はありません。ただし、同一住所で同じ法人名での法人設立は認められないため、事前に管轄の法務局で類似商号が存在しないことを確認する必要があります。

バーチャルオフィスで法人登記するのは違法ではない？

商業登記法において本店所在地の住所に関する制限は設けられておらず、バーチャルオフィスでの法人登記は違法ではありません。ただし、バーチャルオフィスの運営会社によっては法人登記を受け付けていないため注意が必要です。また、バーチャルオフィスの住所が金融機関のブラックリストに登録されている場合、その金融機関の法人口座を開設できない可能性があります。従って、バーチャルオフィスの運営会社に、法的な問題や制約があるかどうかを事前に確認することが重要です。

バーチャルオフィスに法人登記ができない業種

バーチャルオフィスに法人登記ができない業種がいくつかあります。下記、それぞれの業種で定められた法律の関係により、バーチャルオフィスに法人登記ができないのです。

人材派遣業

人材派遣業は企業に労働者を派遣し、労働力を提供する業種です。20平方メートル以上の実在する事業所が必要であり、バーチャルオフィスではこの要件を満たせません。

職業紹介業

職業紹介業は、求職者と企業をつなぐ業務を行う業種で、厚生労働大臣の許可が必要です。許可を申請する際に実体のある事業所が必要で、バーチャルオフィスではこの要件を満たせません。

建設業

建設業は、建設プロジェクトの実行、請負契約の締結などを行う業種で、実体のある事務所が必要です。バーチャルオフィスは実体がないため、要件を満たせません。

宅地建物取引業

宅地建物取引業では、他の法人と同じ住所を本店にできません。バーチャルオフィスを本店住所として使用すると、法的に問題が生じる可能性があります。

探偵業

探偵業は、公安委員会からの探偵業届出免許証を事務所の目につく場所に掲載する必要があります。バーチャルオフィスでは、この要件を満たすことができません。

廃棄物処理業

廃棄物処理業は、廃棄物を適切に処理する施設や能力の維持が必要です。そのため、バーチャルオフィスでは要件を満たせません。

古物商

古物商は、古物商許可を得るために独立した営業所が必要です。営業所として使用できる個室が必要なため、バーチャルオフィスでは認められません。

金融商品取引業

金融商品取引業は財務局での登録が必要で、営業所内に特定の標識を提示しなければなりません。バーチャルオフィスでは要件を満たせません。

風俗営業

風俗営業は、公安委員会からの許可が必要で、実店舗が求められます。そのため、バーチャルオフィスでは要件を満たせません。

バーチャルオフィスで法人登記するメリット

バーチャルオフィスに法人登記をすることには、次のメリットがあります。

コストを抑えられる

バーチャルオフィスを利用することで、通常の賃貸オフィスに比べて賃料コストを大幅に削減できます。通常のオフィスを借りる場合、敷金、礼金、保証金など多くの初期費用が発生します。さらに、オフィス内で業務を遂行するためにはデスク、コピー機、電話回線などの設備投資も必要です。これらの初期費用は、立地条件によってはかなりの金額になります。

バーチャルオフィスを利用することで、敷金、保証金、礼金、光熱費、家賃などの固定費を削減できます。

バーチャルオフィスの月額費用は通常、1万円前後から始まり、会社専用の電話番号のレンタルや、電話転送サービス、電話秘書代行サービスなどの利用が可能です。

さらに、受付対応にかかる人件費も節約できるため、ランニングコストも抑えることができます。

バーチャルオフィスを活用すれば、会社設立時における初期費用だけでなく、日々のランニングコストや人件費を大幅に削減でき、経営コストを抑えながらビジネスを展開できます。

ちなみにユナイテッドオフィスなら、初回登録料5,500円で月々3,850円～の低コストで利用できます。詳しくはこちらをご覧ください。

バーチャルオフィス利用までのスピードが速い

バーチャルオフィスは、住所取得までのスピードが速いため、迅速にビジネスを開始したい方におすすめです。通常の賃貸オフィスに比べて、バーチャルオフィスの住所取得手続きは効率的かつ迅速です。

通常のオフィスを借りる場合、契約には審査や煩雑な手続き、内装工事、電話工事、什器の搬入などが必要となり、これらのプロセスに多くの時間がかかります。しかし、バーチャルオフィスを利用する場合、住所取得までの審査が迅速で契約プロセスも簡素化されています。

自宅の住所を公開せずに済む

バーチャルオフィスを利用することで、自身のプライバシーを守ることができます。自宅でビジネスを展開したり法人登記を行ったりする場合、名刺などを通じて自宅住所を知られる可能性がありますが、バーチャルオフィスを使用することでプライバシーを保護できます。

一等地のバーチャルオフィスなら信頼性が高まる

バーチャルオフィスによっては、一等地の住所を借りることができます。一等地の住所を名刺やホームページに記載することで、信頼感が高まります。

起業初期や小規模事業者にとって一等地のオフィスを借りることは大きな負担となりますが、バーチャルオフィスであれば低料金で一等地の住所の使用が可能です。

バーチャルオフィスで法人登記するデメリット

バーチャルオフィスで法人登記することには、次のデメリットがあることに留意しましょう。

他の企業と住所が重複する

バーチャルオフィスを利用する際のデメリットの1つは、他の企業と住所が重複することです。住所を検索した際に多くの企業が表示されると、信頼性に影響を及ぼす可能性があります。

特に、法人登記や公的な書類に同一住所を使用する場合、他の企業との住所重複は問題となることがあります。クライアントや取引先が同じ住所を持つ別の企業と混同したり、信用性に疑念を抱かれたりすることが避けられません。

ただし、これはシェアオフィスにも同じことが言えます。また、このように住所を信頼性を図る要素として重要視している企業は少ないでしょう。

法人口座の開設で問題になることがある

バーチャルオフィスを本店所在地として利用する場合、法人登記は可能でも、会社の銀行口座を開設する際の審査に通過できない可能性があります。

マネーロンダリング（資金洗浄）や振り込め詐欺などの犯罪に使われることを防ぐために厳格に審査するため、バーチャルオフィスだと審査で不利になりがちです。

ただし、都市銀行やネット銀行はバーチャルオフィスでも法人口座を開設できたケースが多々あるため、絶対にこの銀行でなければ法人口座を開設しないといったことがない限り、大きな問題にならないでしょう。

バーチャルオフィス法人口座開設関連記事、バーチャルオフィスで法人銀行口座開設手続きする

創業融資の審査に影響が及ぶことがある

創業融資の借入先として、政府系金融機関の「日本政策金融公庫」と自治体の制度融資が一般的に利用されます。それぞれの機関におけるバーチャルオフィスに対する考え方は異なります。

日本政策金融公庫は、一般の金融機関が行う金融を補完することを旨としつつ、以下の機能を担うことにより、国民生活の向上に寄与することを目的とする政策金融機関です。日本政策金融公庫

日本政策金融公庫は政府系金融機関であるため、バーチャルオフィスでの創業に対して一律に不利になるわけではありません。ただし、審査の際にはバーチャルオフィスでの事業展開に対し、疑念を持つ可能性があります。

起業家が事業展開に対してどれだけ覚悟を持っているかを評価する傾向にあり、バーチャルオフィスは実在するオフィスと比べて覚悟がないと判断されがちです。ただし、重要なのはバーチャルオフィスかどうかではなく事業の中身のため、大きな影響はないでしょう。

自治体の制度融資では、バーチャルオフィスでの創業が問題とされることはありません。信用保証協会による保証も通常はバーチャルオフィスに関して問題視されません。ただし、一部の民間金融機関はバーチャルオフィスに難色を示すことがあります。そのため、選定した金融機関によってバーチャルオフィスがどのような印象を持っているのか、事前に調査しておくことが大切です。

バーチャルオフィスで法人登記する流れ

バーチャルオフィスで法人登記する際は、最初に個人で契約するなど若干煩雑な面があります。バーチャルオフィスで法人登記する流れについて詳しく見ていきましょう。

1.個人名義でバーチャルオフィスを契約する

最初にバーチャルオフィス契約を「個人名義」で行い、法人設立前にバーチャルオフィスを利用できるようにします。そして、法人設立手続きを行い、法人を設立したらバーチャルオフィスの契約を法人名義に切り替えます。

2.「定款」を作成する

定款には、「絶対的記載事項」、「相対的記載事項」、「任意的記載事項」の3つの記載事項が必要です。定款の作成については専門知識が必要なため、会社設立のサポート業者や弁護士などのサポートを受けることをおすすめします。

3.公証役場で「定款」の認証を受ける

定款は、公証役場で認証を受けることが必要です。ただし、合同会社の場合には定款の認証は必要ありません。合同会社は設立の手続きが比較的簡単で、他の会社形態とは異なる要件が適用されます。

4.必要書類を準備する

会社設立のための登記には、次のような書類が必要です。

・登記申請書

・定款

・登録免許税分の収入印紙を貼付けたA4用紙

・取締役の就任承諾書

・代表取締役の就任承諾書

・発起人の決定書

・取締役の印鑑証明書

・監査役の就任承諾書

・資本金の払込を証明する書類

・印鑑届出書

・登記すべきことを保存したCD-Rなど

登記手続きに関しては、地域や法的要件による細かい違いがあるため、地元の登記所や法務局、または登記関連の専門家の指導を受けることをおすすめします。

5.法務局へ必要書類を提出する

会社設立の手続きにおいて、書類提出先は本店所在地を管轄する法務局です。そして、設立日は提出した日になります。提出先は自宅の最寄りの法務局ではありません。

6.バーチャルオフィスへ登記簿謄本を提出する

法人としてバーチャルオフィスの住所を使用するには、個人契約を法人契約に切り替える必要があります。

また、バーチャルオフィスに法人登録した社名を伝えておくことが重要です。社名を伝えない場合、郵便物を受け取れない可能性があります。

バーチャルオフィスの法人登記のよくある質問

バーチャルオフィスの法人登記に関して、よくある質問と回答を紹介します。

Q.住所変更はできる？

本店の所在地は登記後でも移転が可能ですが、移転には「登録免許税」がかかります。登記の法務局の管轄内か外かによって税金額が異なり、同じ法務局内での移転は3万円、別の法務局への移転は6万円となります。

専門家に依頼する場合は約3～4万円ほどの報酬が発生します。また、移転に関する費用は設立時の定款や株主総会の必要性によって変動します。本店所在地の移転を検討する際には、これらの要因を考慮して計画的に進めることが大切です。

Q.社会保険や雇用保険の申請はできる？

健康保険の保険者には健康保険組合と協会けんぽがあり、会社はどちらかの健康保険に加入します。通常、大企業は自社で設立した健康保険組合に加入し、中小企業は協会けんぽに加入します。バーチャルオフィスの取扱いが変わるため、健康保険に加入する前に保険者を確認することが重要です。

健康保険組合の場合、一部の組合はバーチャルオフィスの新規加入を認めていません。これは、バーチャルオフィスは実態のない住所でも登録できる性質を持つことにより、実態証明が難しいためです。健康保険組合に加入する場合、法人登記とは別に、実態を証明できるオフィスの賃貸借契約を結ぶ必要があります。将来的には新規加入を認める組合も増える可能性があるため、事前に確認が必要です。

協会けんぽに加入する場合、一般的には特に問題がありません。ただし、郵便物の受け取りや電話連絡が可能であることが条件となります。バーチャルオフィスでは郵便物の受取りが有料のオプションとして提供されることが多いため、郵便物の受け取りについて確認が必要です。

雇用保険の加入についてはハローワークに確認が必要ですが、ほとんどの場合は可能と回答があるでしょう。通常の書類に加えて雇用契約を示す「在宅勤務雇用実態証明書※1」が必要です。

従業員の雇用契約が請負契約ではなく雇用契約であることを証明するために提出します。

※1「在宅勤務実態証明書」とは、会社と在宅勤務者が請負契約ではなく、雇用関係にあることを証明するための書類です。雇用保険の被保険者資格取得の際、ハローワークから提出を求められることがあります。 雇用保険の被保険者資格は、
① 1 週間の所定労働時間が 20 時間以上であり、
② 31 日以上の雇用見込みがある場合
とされていますから、会社に出勤して上記の基準を満たせるのであれば「在宅勤務実態証明書」の提出は求められないものと考えられます。

・完全に在宅勤務のみとなる労働者
・在宅勤務と出社勤務の両方のケースがあり、出社勤務のみで週20時間の勤務を満たせない労働者

参照、在宅勤務実態証明書書式

Q.納税地はどこになる？

法人として起業する場合、本店所在地が納税地となります。たとえ本店所在地がバーチャルオフィスであっても、自宅の住所を事務所として届け出ることで、自宅の住所で納税が可能です。

ただし、法人住民税という地方税には注意が必要です。本店所在地と事務所の所在地を自宅住所とバーチャルオフィスの住所に設定した場合、法人住民税を2つの場所で納める必要が生じることがあります。

しかし、バーチャルオフィスを住所として利用している場合、実際の業務は自宅で行っていることを証明することにより、法人住民税を1つの場所にまとめることが可能なケースもあります。

バーチャルオフィスの注意点、マイナス点

【犯罪に利用された住所と同一にならないためにも】

バーチャルオフィスの利用の申込みにあたって、厳格な審査や実績があるバーチャルオフィスであれば、各種業界や銀行からの信用度も高く、公的手続きや法人銀行口座開設も比較的スムーズに行うことができるでしょう。利用審査が甘いバーチャルオフィスですと、特殊詐欺などの犯罪で住所が利用されて銀行口座開設などできない場合があります。　

簡易的な審査で、即日にご利用ができ、格安なバーチャルオフィスもありますが、
『犯罪に利用された住所、されやすい』マイナス点があります。

『犯罪に利用された住所と同一にならないためにも』単に格安オフィスではなく、おすすめのバーチャルオフィスは『実績が長く、申込審査が厳格なこと』が重要な要件となります。

バーチャルオフィスは「ユナイテッドオフィス」がおすすめ

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ユナイテッドオフィスはバーチャルオフィス住所の提供だけでなく、すべての拠点に貸し会議室を用意しています。必要なときに必要な時間だけ利用できるため、法人経営者にとってコスト削減に効果的なバーチャルオフィスと言えます。各店舗は駅から近く、外観や内観（会議室）が美しく洗練されており、カウンセリングやセミナーを行うコンサルタントだけでなく、商談や対面営業を行う法人の方にもおすすめです。ユナイテッドオフィスはバーチャルオフィスでも貸会議室が充実しています。ユナイテッドオフィスの貸会議室はこちら

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まとめ

バーチャルオフィスで会社設立登記を考えていますが違法にはならないのか。

結論からバーチャルオフィスでの会社登記は違法ではありません。

バーチャルオフィスでの会社設立登記は違法ではありませんが、運営会社によっては登記はできないバーチャルオフィスもあります。また、会社設立登記はできたとしても過去にそのバーチャルオフィスを利用して犯罪などがあったて、その住所が金融機関にブラックリストに登録されている場合などは法人での銀行口座が開設できない場合もあります。

バーチャルオフィスで法人登記ができるオフィスとできないオフィスがありますので、事前に運営会社に確認されるなどの注意が必要です。

バーチャルオフィスを登記利用するにあたっての注意する点

こちらをご参考にしてください

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