バーチャルオフィスは安全か。その特徴サービス内容やメリットデメリットを紹介いたします。

バーチャルオフィスの特徴やサービス内容やメリット、デメリットを紹介

リモートワークが浸透している現在、場所に左右されない働き方が注目されています。社員が集まる特定のスペースではなく、自宅やカフェなどで働く人が増えることで、物理的なオフィスを必要としないケースも多いのではないでしょうか。このような状況下で人気があるのが、バーチャルオフィスです。今回は、一定需要を誇るバーチャルオフィスについて、サービス内容や利用目的、メリット・デメリットを紹介します。

フリーランスの方やリモートワークを推進する会社経営者の方は、ぜひ参考にしてください。

バーチャルオフィスとは

まずは、バーチャルオフィスの概要を見ていきましょう。バーチャルオフィスとは、その名の通り「仮想・実質上の事務所」を指します。特徴や誕生の背景は以下の通りです。

特 徴

バーチャルオフィスは、契約した会社に住所を貸し出します。住所のレンタルに伴い、郵便物の転送や固定電話番号貸出などのサービスも利用できるのが一般的です。ただし、会社専用の物理的なスペースはありません。通常の賃貸オフィスやレンタルオフィス・シェアオフィスなどと比べ、初期費用や毎月の出費を抑えやすいのがポイントです。

誕生の背景

近年ではインターネット接続環境やIT機器・クラウドサービスの発達に伴い、どこにいても誰とでもコミュニケーションが取れるようになり、SOHO(Small Ofiice House Office)と呼ばれるワークスタイルが広まっています。そのような中で2006年頃より、バーチャルオフィスを運営する会社が誕生し始めました。以降もリモートワークやフリーランスの増加により、仕事スペースの必要性が低下し、バーチャルオフィスは馴染み深い存在として普及しています。

バーチャルオフィスの基本サービス

では、バーチャルオフィスで利用できるサービスとはどのようなものでしょうか。

ここでは、一般的なバーチャルオフィスが備えているサービスの例を紹介します。

郵便転送サービス

バーチャルオフィスに入会すると、オフィスが所在する住所を使えるようになります。バーチャルオフィスの住所宛てに郵便物が届いた場合、有人のオフィスであれば代わりに受け取ってくれるでしょう。また、到着した郵便物を指定の住所へ転送してくれるサービスもあります。ただし、郵便物を転送する頻度は週1回〜月数回などオフィスによって異なるため、郵便物のやりとりが多い場合は注意が必要です。緊急時に荷物を速達で転送してくれるか否かや、直接オフィスに取りに行けるか否かなど、事前に確認しましょう。

電話・FAXサービス

住所のレンタルの他に、固定電話番号を貸し出してくれるケースが一般的です。

その際には、固定電話にかかってきた電話を指定の携帯電話に転送してくれたり、受付窓口として電話対応を代行してくれたりするサービスもあります。

固定電話番号を所持しているという事実は、会社の信頼性にも繋がるでしょう。

ただし、代行する電話対応の質は会社のイメージに影響するため、安心して任せられる運営会社・スタッフであることを確認するべきです。

レンタルスペース貸出サービス

バーチャルオフィスでは、それぞれの会社専用のスペースはありません。その代わり、会議室やセミナールームなど共用できる施設が備わっています。これらの施設は予約したりレンタル料金を支払ったりすることで、打ち合わせや来客対応の際に自由に使用できるため便利です。

その他オプションサービス

郵便転送や電話サービス、レンタルスペースの使用料金は、基本料金に含まれているケースが多いでしょう。それ以外で、追加費用を払うことで利用できるオプションサービスには、法人登記の代行や会計サポート・企業のメンターシステムなどがあります。

必要性とコストを考慮して、自社に合ったサービスを選びましょう。

バーチャルオフィスを利用する目的

ここでは、実際にバーチャルオフィスに入会する場合の、利用目的をチェックしていきましょう。

起業・独立の際の事務所を設置するため

バーチャルオフィスの利用客は、起業や独立をしたばかりの会社が多いです。

通常、起業・独立時には法人登記のために住所を必要とする場合が多く、初期費用や毎月の出費を抑えられるバーチャルオフィスが好まれます。

個人や少人数の会社では、自宅の住所を登記するケースもありますが、プライバシーを守ためには事務所を設置して自宅以外の住所を取得するのがおすすめです。

バーチャルオフィスで会社のブランディングをするため

バーチャルオフィスの最大の魅力は、賃貸オフィスやレンタルオフィスと比べて安い費用で、一等地の住所を得られることです。本来、容易には使えない住所を取得することで、クライアントやユーザーに会社の権威性をアピールできます。また、同じ都道府県内でもオフィスが所在する市区町村により、会社のイメージは変わる場合があるでしょう。バーチャルオフィスの強みを存分に利用して、会社のブランディングや集客を図るケースも多いです。

支社を作るため

本社とは別で支社を作る際に、コストが抑えやすいバーチャルオフィスを選ぶ会社もあるでしょう。作業スペースをそこまで必要としない場合は、格安で支社を作成できる良い方法の一つです。

人脈作りをするため

バーチャルオフィスには、多種多様な業界の会社が集まっています。オフィスに足を運んだり、共用スペースなどを活用したりすることで、他社との接点・交流が生まれることもあるでしょう。このように人脈作りを期待して、バーチャルオフィスを選ぶケースもあります。

バーチャルオフィスのメリット

では、バーチャルオフィスを利用することで得られるメリットは何でしょうか。

一つずつ確認していきます。

コストを削減できる

バーチャルオフィスは、賃貸オフィスのように敷金・礼金などの支払いがありません。また、オフィスの入居・引っ越しがないため、家具や設備の購入も必要ないでしょう。

さらに、月額利用料の相場は数千〜1万円程度であり、レンタルオフィスやシェアオフィスなどと比べても大幅にコストカットできます。

初期費用に加え、月々のランニングコストも抑えられるため、事業や貯蓄に資金を回せるでしょう。フリーランスや起業・独立したての会社に優しいオフィスです。

希望の住所を取得しやすい

バーチャルオフィスは全国的に普及しており、バリエーションも豊富です。そのため、希望の地域の住所が簡単に取得できます。バーチャルオフィスは通常のオフィスと比べて利用頻度が低いでしょう。しかし、レンタルスペースでの打ち合わせや会議の際には、オフィスの立地も重要になります。最寄駅の利便性やオフィス所在地の土地柄などを考慮して選びましょう。東京では一般的に、丸の内エリアや新橋エリア、渋谷エリアなどが人気です。

スピーディーに利用を始められる

レンタルオフィスは、契約から使用開始までの手続きが早いのが特徴です。

賃貸オフィスやレンタルオフィスを契約する際は、複数の物件を見学したり、必要書類を用意したりと時間や手間がかかる傾向にあります。

一方バーチャルオフィスでは、希望の住所を選び、オプションサービスを設定して申し込むだけで基本の手続きが完了です。運営会社によっては、即日審査やインターネットでの手続きも可能で、スムーズに利用を始められるでしょう。起業して間もない場合でもすぐに住所を登記でき、快適なスタートを切れます。

プライバシーを保護できる

バーチャルオフィスではプライバシーを保護しやすいのもポイントです。コスト削減のために、自宅をオフィスとして利用しているケースもあるでしょう。その場合、自宅住所で登記すると、個人情報を公開することになってしまいます。しかし、バーチャルオフィスに入会すれば、コストを削減しながら事務所としての住所が取得可能です。

特に女性経営者などはプライバシーの保護を慎重に行うべきであり、コストカットのためにはバーチャルオフィスが推奨されます。

バーチャルオフィスのデメリット

では反対に、バーチャルオフィスが抱えるデメリットを見ていきましょう。

作業スペースや書類保管スペースが別途必要になる

基本的にバーチャルオフィスで使えるスペースは、会議室やセミナールームなどの共用スペースのみです。そのため、個人の仕事の作業場は別に確保しなくてはなりません。また、業務に関わる重要書類を保管するスペースも別途必要となるでしょう。バーチャルオフィスによっては、コワーキングスペースの利用や書類保管などのオプションサービスを追加できるケースがあります。

バーチャルオフィスを契約した場合のワークスタイルを見据えて、希望する条件をクリアした物件を探しましょう。

他社と住所が重複する

バーチャルオフィスは複数の会社が同時に利用しているため、他社と住所が重複してしまいます。

つまり、住所を調べると自社以外の他社も多く見られるということです。

会社のブランディングや印象作りに敏感な人は、この事実を良く思わない場合もあるでしょう。また、同じ住所が故に、郵便物の送付ミスや間違い電話が発生するリスクも避けられません。

開業の許認可が取りにくい場合がある

業種によっては、個別の専用スペースが備わった事業所の設置が、開業の許認可要件に含まれていることがあります。職業紹介業や人材派遣業、弁護士や行政書士、建築・不動産業などがその一例です。

これらの業種では、実体を伴わず住所だけを貸し出すバーチャルオフィスの利用は難しいでしょう。

融資を受けにくい

バーチャルオフィスを利用していると、銀行口座を開設しにくく、融資も受けにくいと言われることがあります。実際にバーチャルオフィスは、詐欺や倒産など過去のトラブル歴などから、どうしても事業の実体を疑われやすいかもしれません。そのようなイメージが先行し、金融機関からの信用が薄いと考えられがちです。しかし、口座開設や融資の審査基準・要件は金融機関ごとに異なります。もし、バーチャルオフィスの利用にあたって不安な点がある場合は、事前に金融機関に確認・相談するのがおすすめです。

会社の信用度を左右する可能性がある

クライアントや利用客は、HPや名刺に記載された住所を検索することで、会社がバーチャルオフィスであることに簡単に気づいてしまいます。バーチャルオフィスは実体を持たないという特性上、怪しいイメージを抱かれてしまいかねません。しかし大事なことは、事業内容や商品・サービスの質を保ち、誠意のある対応をすることです。また、リモートワークやSOHO化が進む現代社会では、バーチャルオフィスに対する理解も増えてきています。

バーチャルオフィスがおすすめな人

では最後に、バーチャルオフィスがどのような人におすすめなのかをチェックしましょう。

特定の仕事スペースが必要ない人

専用の作業スペースがないバーチャルオフィスは、仕事スペースを特に必要としない業種・職種の人に向いているでしょう。住所だけが必要で、仕事は自宅やカフェなどの他の場所でできる人には最適です。

希望の住所を使用したい人

登記する際に希望する特定の住所がある人は、バーチャルオフィスの利用がおすすめです。都会の一等地など土地柄の良いエリアでも、賃貸オフィスよりもローコストで住所を手に入れられます。

初期コストを削減したい人

開業・独立したばかりで、初期費用をできる限り抑えたい人は、バーチャルオフィスが向いているでしょう。入会には敷金・礼金などの大きなコストがかからず、手間と時間をかけずにスムーズに利用開始できます。

会社に所属していない人

会社に所属せずに働く、フリーランス・個人事業主の人は、バーチャルオフィスの利用が推奨されます。専用の作業スペースを必要としない場合、バーチャルオフィスではコストを抑えながら、自宅の住所を使わずに登記できるため魅力的です。

バーチャルオフィスを選ぶ際の基準や注意点

バーチャルオフィスは、立地やサービス内容、料金などを基準に選ぶ必要があります。以下の記事では、バーチャルオフィスを選ぶ基準や選ぶ際の注意点を紹介していますので、参考にしてみてください。

バーチャルオフィスはどれが良い？選ぶ際の基準や注意点を徹底解説

自社にあったバーチャルオフィスを選ぼう

いかがでしたでしょうか。

今回はバーチャルオフィスの特徴や目的、サービス内容、利点・欠点などを紹介しました。自社がバーチャルオフィスの利用に向いているかどうかの判断材料になったかと思います。バーチャルオフィスを利用する場合は、その特徴を踏まえた上で条件に合った物件を選びましょう。

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