独立起業のすすめ

バーチャルオフィスの郵便物転送サービスのメリットや活用方法を紹介

2021.10.25

IT化が進み、いつでもどこでも世界中の人々と繋がれるようになった今、ビジネスの形態も変化してきています。

特に、近年の新型コロナウイルスの感染が拡大する昨今ではではリモートワークが普及し、オフィスへ出社するという行為も以前より減少しました。

そのような状況下で、物理的なオフィスを持つ必要がなく、コストを抑えたい事業主に人気なのが、バーチャルオフィスです。

本記事では、近年注目が集まるバーチャルオフィスがどのようなものかを、サービス内容に着目して紹介します。 コストを抑えたいと考えている経営者の方や、新しい働き方に興味を持っている方は、ぜひ参考にしてください。

バーチャルオフィスとは


ここでは、バーチャルオフィスの概要や歴史、主なサービス内容、コストについて解説します。

概要

バーチャルオフィスとは、日本語に訳すと「架空の事務所」を意味します。

一般的に、事務所とは賃貸ビルや自社ビルの中で、仕事や作業に適した環境が整備され、社員が出向いて働く場をイメージするでしょう。

しかし、クラウドサービスの発展やインターネット環境の高度化、ワークスタイルや事業内容の変化により、物理的な仕事場を必要としないワーカーが増え、アメリカなどの海外を中心にバーチャルオフィスが普及し始めました。

現在、日本全国にあるバーチャルオフィスに契約すると、オフィスが位置する住所や電話番号を事業主のもとのして利用できます。

ただし、バーチャルオフィスでは、自社専用の机や椅子、パソコンなど業務に不可欠な道具は備えられていません。

特定のスペースが付与されるのではなく、あくまでバーチャルオフィスの住所を利用し、法人登記や会社活動を行えるのが特徴です。

よく比較されるレンタルオフィスは、賃料を払って、物理的な作業スペースを借りるという事務所形態です。 利用している各事業者の専有スペースの有無が一番の違いと言えるでしょう。

サービス内容

バーチャルオフィスのサービス内容は、住所や電話番号の貸出だけではありません。

オフィスの住所宛てに届いた郵便物の受け取りや管理・転送まで行います。

また、オフィスにかかってきた電話やFAXを任意の電話番号に転送可能です。

希望すれば、バーチャルオフィスのスタッフが電話秘書として代わりに対応します。

さらに、法人登記や会社設立に関わる書類の作成代行サービスを提供している場合もあります。

バーチャルオフィスには会社専用の仕事・作業スペースはありません。

しかし、全ユーザーが利用可能な会議室やセミナールームなどのレンタルスペースを完備している物件が多いです。

普段は自宅で仕事をしていても、クライアントとの打ち合わせ時や社内研修時など、TPOに適したスペースが確保しやすい点でも便利です。

バーチャルオフィスでは郵便物の転送以外にもさまざまなサービスを行っているところが多いです。どのようなサービスがあるのか、詳しくしりたい方はこちらの記事をご覧ください。

バーチャルオフィスは安全?特徴やサービス内容・メリット・デメリットを紹介

コスト

通常の賃貸オフィスやレンタルオフィスでは、立地や広さなどにより月に数万円〜数百万円以上の賃料がかかります。

一方でバーチャルオフィスは、専用のスペースを提供しない代わり、安価なコストで好立地の住所を利用できます。

オフィスによって月額利用料の差が激しく、千円以下の格安物件から数十万円以上の高級物件も少なくありません。

同じバーチャルオフィスでも、オプションサービスの有無によって費用が異なるのが一般的です。

契約時には、自社に必要なサービスが含まれているか、余分なオプション料金が加算されていないかを確認しましょう。

コスト面でのメリットが大きいバーチャルオフィスは、特定の作業スペースが不要な、起業して間もない会社や個人事業主の方に好まれやすい傾向にあります。

バーチャルオフィスの郵便物転送サービスとは


会社のHPや法人登記でバーチャルオフィスの住所を使用していると、バーチャルオフィスに会社宛ての郵便物が届くことも稀ではありません。

多くのバーチャルオフィスでは、これらの郵便物を希望の住所に転送するサービスがあります。

国内だけに限らず、海外への転送サービスもあり、グローバルな企業にとっても便利です。

転送費用がバーチャルオフィスの基本料金に含まれている場合が多い

多くのバーチャルオフィスでは、サービス内容別に料金プランが存在します。

郵便物転送サービスは、大半のプランに基本料金として組み込まれているケースが多いです。

そのため、毎回の転送ごとに追加で費用を支払う必要がありません。

ただし、着払いで郵便物や宅配便が届いた際は、デポジット(預かり金)から支払われ、退会時に精算・返金する場合があります。

また、海外に転送を希望する場合も、別途料金がかかる可能性があるため、運営会社に問い合わせてみてください。

オプションで即日転送も可能

郵便物の転送サービスは、基本的に1週間に1回程度、決まった曜日に行われます。

そのため、1週間分溜まっていた荷物が一度に届く可能性が高いです。

ただし、業務に関わる重要書類や早急に手に入れたい荷物があるケースも考えられます。

その場合、オプションサービスで即日転送が可能な場合もあります。

転送できないものもある

バーチャルオフィスに届いた荷物でも、転送が難しい場合があります。

例えばユナイテッドオフィスでは、以下の郵便物・荷物の転送ができません。

・現金書留郵便

・内容証明郵便

・本人限定郵便(不在票のみ受取可)

・特別送達郵便等の特殊取扱郵便物

・代金引換宅配物

・クレジットカード等郵便

・商品券、金券

・本人確認が必要なもの

・個人・法人問わず裁判所などの機関からの法的効力のある文書

・植物、生ものや生き物、貴金属や宝石類、薬品、発火物・火薬類、多量のエクスパック

・大きさ(縦、横、高さ)160㎝以上のもの、25㎏以上のもの

上記に該当するものが届くと考えられる場合は、事前の相談や対応が必要です。

バーチャルオフィスの郵便物転送サービスを有効活用しよう


いかがでしたでしょうか。

今回は、バーチャルオフィスの概要や特徴を紹介し、中でも非常に便利な郵便物の転送サービスについて解説しました。

郵便物転送サービスを利用すれば、会社に届く荷物や書類を見逃すことなく受け取れます。

また、即日転送オプションをつければ、リアルタイムで郵便物を確認できます。

バーチャルオフィスを契約して、郵便物転送サービスを有効活用してみてください。

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