バーチャルオフィスとは？仕組みや利点を解説。【2024年最新情報】起業・フリーランス必見！

働き方改革により、地方起業やリモートワークの浸透など、多様な働き方が認められるようになってきました。従来のような働き方にとらわれなくても、自分らしい働き方ができるようになった今、バーチャルオフィスが注目を集めています。

この記事では、バーチャルオフィスとはどんなものなのか、概要や仕組み、バーチャルオフィスを利用する利点について、解説いたします。

バーチャルオフィスとは？

そもそもバーチャルオフィスとはどのようなものなのでしょうか？

バーチャルオフィスとは、オフィススペースをレンタルするのではなく、ビジネスに必要な「住所」「電話番号」などをレンタルするサービスです。実際に入居する必要はないため、事務所入居時の保証金や仲介手数料、パソコンやコピー機などの事務用品購入に必要な初期費用が要らず、月々の維持管理費もかかりません。(参照、ユナイテッドオフィス)

事務所の住所はバーチャルオフィスの所在地になるため、地方や自宅にいながらブランディングに最適な都心の一等地に事務所を構え、ビジネスを行うことができます。法人登記にもバーチャルオフィスの住所を利用できるので、取引先からの信頼度を高めることもできるでしょう。

バーチャルオフィスとシェアオフィス、レンタルオフィスの違い

近年、バーチャルオフィスと並んで注目を集めているのがシェアオフィスやレンタルオフィスです。バーチャル・シェア・レンタル…いまいち違いがわからないという方も多いでしょう。

先述したように、バーチャルオフィスは「住所」を借りるシステムです。基本的にはそのオフィスに行くことはありません。一方で、シェアオフィスやレンタルオフィスは、実際に「オフィス空間」を借りるシステムです。利用時には、そのシェアオフィスやレンタルオフィスに足を運び利用します。

シェアオフィスとレンタルオフィスについて、さらに詳しく解説いたします。

シェアオフィスはオフィスを共有するサービス

シェアオフィスは、オフィススペースを他人・他社と共有するサービスです。個人ブースや個室の会議室など、さまざま形態のオフィスが提供されており、個人の起業家やノマドワーカーがオープンスペースを利用し仕事をする「コワーキングスペース」を含むこともあります。

基本的には、それぞれが必要な時間にオフィススペースを利用する、いわば「時間貸し」のオフィスとなっていることが多く、プリンターやシュレッダー、Wi-Fiなどオフィス運営に必要な設備はあらかじめオフィスに備わっています。

必要な時間だけ利用することで、オフィスの賃貸料金を削減でき、オフィス開設時に必要な初期費用をおさえることができるメリットがあります。しかし、多くの人や法人が出入りするため、セキュリティ面で不安が残ります。

レンタルオフィスはオフィス機能をレンタルできるサービス

レンタルオフィスは、オフィス空間をそのままレンタルできるサービスです。一般的に、レンタルしているオフィス空間は他人・他社と共有されないため、占有空間を持つことができるといった特徴があります。従来の賃貸オフィスに近い利用方法ができますが、不動産賃貸契約を結ばずに利用できるため、週単位や月単位など、比較的短期間での契約ができ、敷金・礼金や火災保険料なども不要です。

オフィス機器も自社専用で利用できるため、シェアオフィスに比べるとセキュリティ面で安心感がありますが、月額費用は割高になる傾向があります。オフィス空間を利用する必要が少ない企業や法人にとっては、メリットが少ないといえるでしょう。

バーチャルオフィスの仕組みとメリット

バーチャルオフィスは住所を借りてビジネスを行う仕組みです。地方や海外にいながら東京に拠点を構えることができるので、スタートアップ企業やフリーランス、士業の方々など、さまざまな職業の方に利用されています。

特に、ワークライフバランスやQOLを重視し、自分らしい働き方をしたい方が増えてきた昨今では、バーチャルオフィスを利用することで、コスパ良くビジネスを軌道に乗せ、より豊かな生活を送ることができるでしょう。

バーチャルオフィスを利用することで得られる3つの大きなメリットについて具体的に解説いたします。

都内の一等地に住所を借りられる

バーチャルオフィスでは、青山や日本橋、虎ノ門など、都内の一等地に住所を借りることができます。ビジネスの中心地である都心部にオフィスを構えることで、イメージUPやブランディング力の強化、取引先や顧客からの信頼性を高めることができるでしょう。

個人事業主の場合は、バーチャルオフィスを利用することで、自宅住所や電話番号を開示する必要がなくなります。インボイス制度が実地されれば、開示義務はなくとも住所の開示を求められることもあるでしょう。今後のことを考えれば、事業用とプライベートの住所を分けておくことで、セキュリティ面でも安心感が高まります。

また、一般的に、バーチャルオフィスでは、郵便物の預かりや発送、転送などのサービスも行っています。「オフィスが無いから重要書類が届かない」なんて心配はいりません。

自宅にいながら、都心にオフィスがあるかのように仕事をできる、それがバーチャルオフィスなのです。

03番号を使用できる

住所が都内なのに、電話番号が携帯や自宅番号では、不都合が生じることもあるでしょう。都内のバーチャルオフィスを利用する際には、オプションで市外局番が03から始まる電話番号を利用することができます。03から始まる「0AB-J番号」は、携帯電話やIP電話の回線のように、通信が途切れる心配が少なく、常に一定の安定した通話品質が保証されるというメリットがあります。

なにより、オフィス住所と市外局番が一致していることで、さらに信頼性を高めることができます。電話秘書代行を利用すれば、業務効率化を図ることもできるでしょう。

会社設立登記、銀行口座開設も可能

起業を考えている方はもちろん、個人事業主でも、法人化することで、節税対策や事業拡大の手がかりとなります。法人化・会社設立時には本店所在地を決める必要がありますが、バーチャルオフィスの住所を利用し、登記をすることが可能です。

法人銀行口座を開設する際にも、バーチャルオフィスの住所を利用することができます。審査が厳しく、各業界から信頼されているバーチャルオフィスを利用することで、よりスムーズに口座開設審査が通りやすくなるでしょう。

また、NPO法人やロータリークラブ、同窓会等の任意団体もバーチャルオフィスを利用できます。もちろん、銀行口座開設時に必要な所在地として、住所を使用できます。

バーチャルオフィスを利用するメリットがある人とは？

自宅にいながら、都内の一等地にオフィスを構えられるバーチャルオフィスは、セキュリティ面やブランディング強化など、ビジネス上で多くのメリットがあることがわかったと思います。

最後に、３つの働き方を例に、バーチャルオフィスを利用するメリットを解説いたします。

個人事業主・フリーランス

自由な働き方ができる、個人事業主やフリーランス。ライターやイラストレーターなど、職種によっては、ほとんどの仕事をリモートで完結できることも多いでしょう。そのため、個人事業主・フリーランスの方の中は、事務所を持たず、自宅を事業の本拠地とする「自宅開業」している方も多いようです。

しかし、自宅住所と事業用の住所を兼ねてしまうと、取引先に自宅住所を伝える時や名刺などに住所を載せる時に、不都合が生じます。たとえば、ECサイト（通販サイト・ネットショップ）を始めたい場合には、住所や電話番号をネット上に開示しなくてはなりません。送り状にも住所の記載は必須です。セキュリティの面からみても、不安が残るでしょう。

そこで、バーチャルオフィスを利用すれば、事業所の住所と電話番号として、バーチャルオフィスの住所を記載でき、自宅住所や電話番号を非公開にすることができます。まだ事業を始めたばかりで規模が小さくとも、都内一等地にある住所を利用することで、信頼度を高めることができるでしょう。

地方・海外在住のまま都内で起業したい人

ビジネスの内容によっては、地方を拠点とすることで得られるメリットがあったり、生活環境を改善することができるでしょう。

しかし、地方に拠点があると、「東京進出していない」というマイナスのイメージを持つ消費者も一定数います。そこで、バーチャルオフィスで都内に本社、または東京支店を構えることで、イメージ戦略を強化することができるです。

子供の教育のため地方に生活の拠点を移したい方や、海外拠点で日本国内のビジネスを始めたい方なども、バーチャルオフィスなら03番号や郵便物の転送を利用できるので、都内にビジネスの拠点があるかのように、事業運営が可能です。

また、もし都内で商談や打ち合わせが必要な時は、バーチャルオフィスが提供している貸会議室を利用することができます。時には直接顔を合わせることでスムーズに進む取引もあるでしょう。新規顧客の獲得にも役立ちます。

ノマドワーカー

好きな時間に好きな場所で働くノマドワークは、ワークライフバランスを重視する人の中で注目を集めています。ノマドとは「遊牧民」を意味する言葉ですが、ノマドワーカーも「事業所」としての住所は必要です。

とはいえ、ノマドワーカーの中には、ワーケーションを楽しみながら仕事をしている方もいらっしゃるでしょう。そうなると、重要書類が手元に届かなかったり、電話が不通になったりと、住所が無いことでビジネスチャンスを逃すことになりかねません。

そこで、バーチャルオフィスを利用すれば、事業所として都内住所を利用できるので、郵便物の受け取り・転送や電話秘書代行サービスオプションでワーケーション中でも安心して過ごすことができるでしょう。

バーチャルオフィスを利用して起業する場合のメリットと注意点

ユナイテッドオフィスのバーチャルオフィスで自分らしい働き方に

ユナイテッドオフィスは、創業18年目の歴史あるバーチャルオフィスです。日本のビジネスの中心地である銀座・日本橋・青山・虎ノ門・渋谷・表参道・新宿・池袋など、都心の一等地に複数の拠点があるので、ビジネスイメージに合わせて最適な場所をお選びいただけます。

「ユナイテッドオフィス」は都内9か所で店舗を展開しているバーチャルオフィス住所のみを提供するバーチャルオフィスがほとんどですが、ユナイテッドオフィスでは「住所貸し」「法人登記」「法人用銀行口座開設」に加えすべての拠点に貸し会議室が用意されています。「必要なとき必要な時間だけ」利用できるので、無駄なコストを削減したい法人経営者にピッタリのバーチャルオフィスです。ユナイテッドオフィスの店舗は駅から近いだけでなく、オフィスの外観や内観（会議室）もきれいで洗練され、カウンセリングやセミナーを行うコンサルタントだけでなく、顧客との商談や対面営業をする法人の方にもオススメです。

個人事業主の方から起業家、士業専門職まで、自分らしい働き方をしたい方は是非ユナイテッドオフィスのバーチャルオフィスをご利用ください。

ユナイテッドオフィス

コストを抑えたバーチャルオフィスなら次々と挑戦できる

新しい事業が成功するかどうかは、試してみないと分からない点は多いでしょう。事業を始めるにあたって、必要なのはコストを抑えてスモールスタートをすることです。

事業を始めるにあたっては、自分の人生を懸けるような強い気概を持つものですが、自身の資金の多くつぎ込むのが必ずしもよいとは限りません。失敗をしないために背水の陣をしいても、失敗してしまうことはどうしてもあるからです。

しかし、コストを抑えたスタートができれば、仮に失敗しても次のビジネスをスムーズに始められるはずです。次々とビジネスモデル会社を設立し、需要を試してみるというのもバーチャルオフィスの１つの活用法だといえます。

数々の失敗が成功への糧になるケースは少なくありません。ビジネスを始めるにあたってはスモールスタートを意識することが非常に重要です。

バーチャルオフィスの関連記事

バーチャルオフィスで新しい働き方を。いまなぜバーチャルオフィスか。

バーチャルオフィスと仮想空間、多様な働き方など新しい資本主義社会へ

バーチャルオフィスで起業！バーチャルオフィスを利用した成功事例もご紹介！

バーチャルオフィスなら仕事はどこでもできる